Наказ Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 року N 1

Про затвердження Інструкції з діловодства в апеляційному загальному суді

Наказ Державної судової адміністрації України
від 6 січня 2006 року N 1

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
30 січня 2006 р. за N 75/11949

Із змінами і доповненнями, внесеними
 наказом Державної судової адміністрації України
 від 11 травня 2007 року N 35

Відповідно до статті 126 Закону України "Про судоустрій України" та пункту 4 Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами і доповненнями), з метою удосконалення організації діловодства в апеляційних загальних судах НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в апеляційному загальному суді (далі - Інструкція), що додається.

2. Юридичному управлінню (Мягкоход Ю. В.) організувати вивчення Інструкції працівниками відповідних структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України.

3. Управлінню документального забезпечення та організаційної роботи (Бровко Т. В.) довести наказ до відома голів апеляційних загальних судів.

4. Рекомендувати головам апеляційних загальних судів організувати вивчення Інструкції суддями та працівниками апарату суду.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Голови Державної судової адміністрації України Гашицького О. В.

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в апеляційному загальному суді

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює загальні правила ведення судового діловодства в апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим, військових апеляційних судах регіонів та апеляційному суді Військово-Морських Сил України (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

1.2. Положення цієї Інструкції поширюються також і на організацію роботи з документами, що створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної та електронної техніки. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

1.3. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.

1.4. Прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень здійснюється із суворим додержанням чинного законодавства України.

1.5. Прийом громадян у суді здійснюється згідно з Правилами внутрішнього розпорядку суду та відповідними нормативно-правовими актами України. Графік приймання громадян і Правила внутрішнього розпорядку суду затверджуються наказом голови відповідного суду та вивішуються в суді на спеціально пристосованому стенді (дошці об'яв суду). На цьому самому стенді має бути вивішена інша корисна для громадян інформація (списки справ, призначених до розгляду в суді, оголошення про надходження касаційних скарг і касаційних подань прокурора, зразки заяв про видачу копій судових документів, про надання побачень з особами, які тримаються під вартою і числяться за судом, витяг з Декрету Кабінету Міністрів України від 21.01.93 N 7-93 "Про державне мито" (зі змінами).

1.6. Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55 (далі - Національний стандарт України).

1.7. Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується відповідними інструкціями.

(пункт 1.7 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

1.8. Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду або особа, яка виконує його обов'язки (далі - голова суду).

Організацію діловодства в суді відповідно до цієї Інструкції та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і координує свою діяльність з державною судовою адміністрацією.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

1.9. Установлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для всіх працівників суду.

За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягаються до відповідальності в порядку, установленому чинним законодавством України.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт, який передається голові суду для відповідного реагування в установленому порядку.

Обов'язки, права працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

Функціональні обов'язки працівників апарату суду вносяться окремим розділом до їх посадових інструкцій. Залежно від штатної чисельності апарату суду, навантаження на кожного працівника апарату суду та в разі службової необхідності головою суду може проводитися перерозподіл функціональних обов'язків, про що обов'язково зазначається в посадових інструкціях.

Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду має забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов'язані із здійсненням правосуддя.

1.10. У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з різних причин усі одержані ним для виконання службові документи за вказівкою керівника апарату суду, погодженою з головою суду, передаються особі, яка його заміщає, про що складається відповідний акт.

1.11. Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

1.12. Усі журнали, алфавітні покажчики прошнуровуються і скріплюються підписом голови суду, а також гербовою печаткою; кожен аркуш журналу повинен бути пронумерований.

2. Порядок приймання судових справ і кореспонденції. Основні вимоги до опрацювання (розгляду) документів, які не стосуються розгляду судових справ

2.1. Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.

Робота з електронною поштою визначається відповідними документами про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому Інструкцією, та зберігаються разом з документами, отриманими електронною поштою.

(абзац другий пункту 2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

2.2. Працівник, який здійснює приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів і конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу до суду і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції (додаток 1).

Конверти (пакети), у яких надходять документи, долучаються до надісланих документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 2) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

2.3. Прийняття судових справ і кореспонденції від кур'єра (кур'єром) здійснюється за пред'явлення документа, що посвідчує його особу та належність до організації-відправника (одержувача). У разі відсутності такого документа судові справи, кореспонденція від нього (ним) не приймаються.

2.4. Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки і судові повідомлення, повернуті суду за неврученням адресату;

б) розписки про одержання копій обвинувальних висновків, вироків, касаційних скарг і касаційних подань прокурора, судових повісток і повідомлень.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Помилково доставлена суду кореспонденція одразу ж пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом керівника апарату.

2.5. Судові справи, скарги на роботу апарату суду, інші матеріали і документи, отримані під час особистого приймання, невідкладно передаються працівникам, відповідальним за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, алфавітних покажчиках, після чого під підпис передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті.

2.6. Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі надати додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата (у разі необхідності - і час) отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.

2.7. Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження, двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

При передачі таких документів керівництву суду за необхідності додаються короткі довідки інформаційного змісту з питань, порушених у цих документах, за наявності - попереднє листування. На вимогу керівництва суду інформаційна довідка складається у вигляді окремого документа.

2.8. Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.

2.9. Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.

Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, а інші співвиконавці з документом оперативно ознайомлюються під підпис на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

2.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправки адресатам.

Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.

Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді підписується керівництвом.

(абзац третій пункту 2.10 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається ксерокопія підписаної керівником суду відповіді.

2.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.

2.12. Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).

3. Реєстрація та облік судових справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством

3.1. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції всі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до цивільного, адміністративного чи кримінального судочинства, невідкладно передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та в алфавітних покажчиках.

У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку повинно бути забезпечене формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.

Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.

Процедура ведення журналу полягає в роздрукуванні списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.

Форма щоденного списку при друкуванні журналів за допомогою програмного засобу повинна відповідати таким вимогам:

- у заголовній частині списку відповідати формі заголовка відповідного реєстраційного журналу;

- додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку;

- у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище відповідального за роздрукування і його підпис;

- таблична частина повинна повністю відповідати найменуванню і розташуванню граф, передбачених відповідним додатком до цієї Інструкції.

При цьому до табличної частини може бути додана графа з порядковим номером запису в поточному списку.

Роздрукування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в справу за номенклатурою.

Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалу.

Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи приводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу.

(пункт 3.1 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.2. Кримінальні справи, інші судові справи та матеріали, що підлягають розгляду згідно з кримінальним судочинством, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, алфавітному покажчику кримінальних справ (додаток 3) чи в алфавітному покажчику кримінальних справ за апеляціями (додаток 4).

3.2.1. Кримінальна справа з обвинувальним висновком, справа про застосування примусових заходів медичного характеру, скарга потерпілого про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, які підлягають розгляду апеляційним судом як судом першої інстанції, реєструються в обліково-статистичній картці на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення (додаток 5) та в алфавітному покажчику кримінальних справ. До алфавітного покажчика кримінальних справ уносяться дані щодо кожного обвинуваченого, підсудного, неосудного та особи, стосовно якої потерпілим заявлено вимогу про притягнення до кримінальної відповідальності в порядку приватного обвинувачення, із зазначенням повних прізвища, імені та по батькові.

На судову справу щодо декількох осіб обліково-статистична картка на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення заводиться у відповідній кількості примірників під одним номером, які скріплюються. У першій картці заповнюються відомості всіх розділів, а в решті карток - лише дані щодо відповідної особи.

3.2.2. Справа про застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо неповнолітнього, до якого застосовуються примусові заходи виховного характеру (додаток 6), та в алфавітному покажчику кримінальних справ. В алфавітний покажчик кримінальних справ уносяться дані про кожну неповнолітню особу.

У разі надходження до суду справи щодо кількох неповнолітніх застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.1.

Якщо до суду надійшла справа, у якій складено обвинувальний висновок щодо однієї з осіб, а стосовно іншої - постанову про закриття справи та застосування примусових заходів виховного характеру, заповнюються обліково-статистичні картки для відповідних категорій справ (додатки відповідно 5 та 6). Справі присвоюється номер кримінальної справи. У пункті "інші відмітки" картки (додаток 6) робиться запис про фактичне знаходження справи.

(абзац третій пункту 3.2.2 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.2.3. Справа з постановою прокурора або слідчого за згодою прокурора про направлення справи до суду для вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності або про закриття справи у зв'язку із закінченням строків давності (у справах з невстановленими особами, які вчинили злочин) реєструється в обліково-статистичній картці на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності (додаток 7) та в алфавітному покажчику кримінальних справ. У алфавітному покажчику кримінальних справ відображаються дані про кожну особу, стосовно якої органом досудового слідства винесено постанову.

Якщо в суд надійшла кримінальна справа стосовно невстановленої особи, що вчинила злочин, для вирішення питання про її закриття у зв'язку із закінченням строків давності в пункті "Прізвище" обліково-статистичної картки на справу щодо звільнення особи від кримінальної відповідальності робиться запис "Невстановлена особа", а в пункті "Інші відмітки" - зазначаються номер кримінальної справи, наданий органом досудового слідства, та короткі відомості про злочин. Запис про такі кримінальні справи вноситься і до алфавітного покажчика кримінальних справ - у спеціально пристосованій частині "Невстановлені особи".

У разі надходження до суду справи, у якій щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову щодо вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності, заповнюються обліково-статистичні картки для відповідних категорій справ (додатки відповідно 5, 6, 7). Справі присвоюється номер кримінальної справи. У пункті "інші відмітки" карток (додатки 6 та 7) робиться запис про фактичне знаходження справи.

(абзац третій пункту 3.2.3 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.2.4. Справи за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора (про застосування заходів безпеки, продовження строків тримання під вартою, проведення обшуку, огляду житла чи іншого володіння особи, проведення виїмки документів, що становлять державну та/або банківську таємницю, проведення виїмки документів виконавчого провадження, вилучення оригіналів фінансово-господарських та бухгалтерських документів, примусової виїмки із житла чи іншого володіння особи, направлення обвинуваченого на стаціонарну експертизу, проведення позапланової виїзної ревізії тощо), скарги на їх дії та рішення (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, відмову в порушенні кримінальної справи тощо) реєструються в обліково-статистичних картках на справу за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора або скаргою на їх дії (додаток 8) та алфавітному покажчику кримінальних справ. Не реєструються в такому порядку скарги, які розглядаються під час попереднього розгляду або під час розгляду кримінальної справи в суді, а долучаються до матеріалів справи.

У разі необхідності в суді ведуться алфавітні покажчики кримінальних справ (у томах) за відповідними категоріями.

(пункт 3.2.4 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.2.5. Подання, заява, клопотання, що надійшли до суду в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (про звільнення від відбування покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку, скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням, звільнення від покарання жінок, які мають дитину віком до 7 років у зв'язку із закінченням іспитового строку, направлення для відбування покарання жінок, які мають дитину віком до 7 років у зв'язку із закінченням іспитового строку, скасування звільнення від відбування покарання жінок, які мають дитину віком до 7 років, звільнення від відбування покарання вагітних жінок, жінок, які мають дитину віком до 3 років, звільнення жінки від покарання, заміна покарання більш м'яким згідно з ч. 4 ст. 83 Кримінального кодексу України, скасування звільнення від відбування покарання жінок, які мають дитину віком до 3 років, умовно-дострокове звільнення від відбування покарання, заміну не відбутої частини покарання більш м'яким, звільнення від покарання через хворобу, застосування примусового лікування до засудженого, який є алкогольно або наркотично залежним, припинення примусового лікування до засуджених, які є алкогольно або наркотично залежними, звільнення від відбування покарання у зв'язку із закінченням строків давності виконання обвинувального вироку, заміна штрафу громадськими роботами, виправних робіт штрафом, обмеження волі, позбавлення волі службовим обмеженням, позбавлення волі - триманням у дисциплінарному батальйоні, зняття судимості, застосування амністії, скасування або зміну примусових заходів медичного характеру, приведення вироку у відповідність до нового закону, який звільняє від покарання або пом'якшує його тощо), справа на виконання Закону України "Про адміністративний нагляд за особами, звільненими з місць позбавлення волі" (про встановлення, припинення адміністративного нагляду, застосування обмежень, зміну обсягу обмежень особам, яким установлено адміністративний нагляд, тощо) реєструються в обліково-статистичній картці на справу в порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 9) та в алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах (додаток 10). В алфавітному покажчику справ у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах відображаються дані про кожну особу, стосовно якої розглядається клопотання, заява, подання.

(пункт 3.2.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.2.6. Кримінальна справа з апеляцією на вирок, який не набрав законної сили, ухвалений місцевим судом, чи на ухвалу (постанову), постановлену місцевим судом, про закриття справи або направлення справи на додаткове (досудове) розслідування, а також судові справи з апеляціями на постанови про застосування чи незастосування примусових заходів виховного і медичного характеру, постановлені місцевим судом, про порушення або відмову в порушенні кримінальної справи, що порушується не інакше, як за скаргою потерпілого, про звільнення особи від кримінальної відповідальності у зв'язку зі зміною обстановки, дійовим каяттям, застосуванням до неповнолітнього примусових заходів виховного характеру, з передачею особи на поруки та із закінченням строків давності, про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання або про заміну не відбутої частини покарання більш м'яким, з питань звільнення від покарання через хворобу, з питань скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням, з питань скасування звільнення від відбування покарання вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3 років, з питань заміни штрафу - покаранням у виді громадських робіт, виправних робіт - штрафом, обмеження або позбавлення волі - службовим обмеженням, позбавлення волі - триманням у дисциплінарному батальйоні, з питань застосування судом примусового лікування до засуджених, які є алкогольно або наркотично залежними, і його припинення, з питань розгляду клопотання про зняття судимості, про скасування або зміну примусових заходів медичного характеру, чи з апеляцією на окрему ухвалу (постанову), або на іншу постанову, винесену місцевим судом згідно з нормами кримінально-процесуального законодавства України, реєструються в обліково-статистичній картці на справу кримінального судочинства за апеляцією (додаток 11) та в алфавітному покажчику справ кримінального судочинства за апеляціями.

(абзац перший пункту 3.2.6 у редакції наказу
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

У разі надходження до суду апеляційної інстанції справи щодо кількох осіб застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.1, незалежно від того чи подано стосовно особи апеляцію. Для внесення до відповідного звіту необхідних показників про кількість осіб, стосовно яких апеляційною інстанцією прийнято рішення, у кожній обліково-статистичній картці робиться спеціальна відмітка про надходження чи ненадходження апеляції.

(абзац другий пункту 3.2.6 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.2.7. Апеляція на постанову судді місцевого суду про відмову в задоволенні скарги на постанову органу дізнання чи слідчого про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, про обрання чи відмову в обранні запобіжного заходу у виді взяття під варту, про продовження чи відмову в продовженні строку тримання під вартою, про відмову в проведенні обшуку, про направлення чи відмову в направленні обвинуваченого на стаціонарну експертизу, про скасування постанови органу дізнання, слідчого, прокурора про порушення кримінальної справи або залишення скарги на вказану постанову без задоволення, про скасування постанови органу дізнання, слідчого, прокурора про відмову в порушенні кримінальної справи або залишення скарги на вказану постанову без задоволення, про скасування постанови органу дізнання, слідчого, прокурора про закриття кримінальної справи або залишення скарги на вказану постанову без задоволення, або на іншу ухвалу (постанову), винесену місцевим судом за поданнями слідчих органів та скаргами на їх дії реєструється в обліково-статистичній картці на справу за апеляцією на ухвалу (постанову) судді, постановлену за поданням органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргою на їх дії (додаток 12) та в алфавітному покажчику справ кримінального судочинства за апеляціями.

(абзац перший пункту 3.2.7 у редакції наказу
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

У разі надходження до суду апеляційної інстанції апеляції щодо кількох осіб застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.6.

3.2.8. Кримінальна справа, що надійшла до суду за поданням Генерального прокурора України або його заступника, прокурора Автономної Республіки Крим, області, міста Києва чи Севастополя, військового прокурора (на правах прокурора області) про перегляд судових рішень, що набрали законної сили, за нововиявленими обставинами (у порядку виключного провадження), реєструється в обліково-статистичній картці на кримінальну справу в порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами (додаток 13) та в алфавітному покажчику кримінальних справ. Матеріали перегляду судового рішення за таким поданням долучаються до матеріалів кримінальної справи, судове рішення якої переглядається, та зберігаються в ній.

(абзац перший пункту 3.2.8 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

У разі надходження до апеляційного суду судової справи щодо кількох осіб застосовуються правила, зазначені в абзаці другому підпункту 3.2.1.

3.3. Справи цивільного судочинства за апеляційними скаргами, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку цивільного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляційними скаргами (додаток 15). Для полегшення пошуку справ у суді в алфавітному покажчику цивільних справ за апеляціями облік у справах окремого провадження ведеться як за заявником, так і за особами, стосовно яких розглядаються справи (наприклад, про визнання громадянина безвісно відсутнім облік додатково ведеться і за прізвищем цієї особи; про визнання громадянина недієздатним - і за прізвищем цього громадянина тощо).

(пункт 3.3 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.3.1. Пункт 3.3.1 виключено

(згідно з наказом Державної судової
 адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.3.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішення або ухвали суду, якими закінчено розгляд цивільної справи, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд рішення (ухвали) у цивільних справах за нововиявленими обставинами (додаток 17) та в алфавітному покажчику цивільних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до цивільної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці цивільної справи зазначається відповідний номер.

3.3.3. Пункт 3.3.3 виключено

(згідно з наказом Державної судової
 адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.3.4. Цивільна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду (про оскарження рішення суду чи щодо відмови у прийнятті заяви про видачу судового наказу або скасування судового наказу, забезпечення позову чи скасування забезпечення позову, повернення заяви позивачеві (заявникові), відмови у відкритті провадження у справі, відкриття провадження у справі з недотриманням правил підсудності, передачі справи на розгляд іншому суду, відмови поновити або продовжити пропущений процесуальний строк, визнання мирової угоди за клопотанням сторін, визначення розміру судових витрат, унесення виправлень у рішення, відмови ухвалити додаткове рішення, роз'яснення рішення, зупинення провадження у справі, закриття провадження у справі, залишення заяви без розгляду, залишення заяви про перегляд заочного рішення без розгляду, відхилення заяви про перегляд судового рішення у зв'язку з нововиявленими обставинами, видачі дубліката виконавчого листа, поновлення пропущеного строку для пред'явлення виконавчого документа до виконання, відстрочки і розстрочки, зміни чи встановлення способу й порядку виконання рішення, тимчасового влаштування дитини до дитячого або лікувального закладу; оголошення розшуку відповідача (боржника) або дитини, примусового проникнення до житла, звернення стягнення на грошові кошти, що знаходяться на рахунках, заміни сторони виконавчого провадження, визначення частки майна боржника у майні, яким він володіє спільно з іншими особами, рішень, дій або бездіяльності державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, повороту виконання рішення суду, відмови в поновленні втраченого судового провадження, про надання дозволу на примусове виконання рішення іноземного суду або про відмову в задоволенні клопотання з цього питання, про визнання в Україні рішення іноземного суду або відмову в задоволенні клопотання про визнання рішення іноземного суду, що не підлягає примусовому виконанню), реєструється в обліково-статистичній картці на цивільну справу за апеляційною скаргою (додаток 19). У відповідну графу алфавітного покажчика цивільних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи.

(пункт 3.3.4 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Апеляційні скарги на ухвалу та на рішення суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

(пункт 3.3.4 доповнено абзацом другим згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.4. Адміністративні справи за апеляційними скаргами, копії апеляційних скарг в адміністративних справах, а також інші матеріали, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами (додаток 21).

Апеляційні скарги на ухвалу та на постанову суду, винесені в одній справі, реєструються в окремих обліково-статистичних картках.

(пункт 3.4 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.4.1. Пункт 3.4.1 виключено

(згідно з наказом Державної судової
 адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.4.2. Заява про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами (додаток 23) та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у тих обліково-статистичних картках, на які зареєстровані справи, судові рішення в яких переглядаються. Матеріали щодо розгляду цих заяв підшиваються до адміністративної справи і зберігаються в ній, а на обкладинці адміністративної справи зазначається відповідний номер.

(пункт 3.4.2 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.4.3. Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративних справах, отримані апеляційним судом від осіб, які їх подали, реєструються в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах (додаток 24) і в алфавітному покажчику адміністративних справ за апеляційними скаргами. Після надходження до суду адміністративної справи з відповідною апеляційною скаргою в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах робиться про це запис. Такий журнал можна використовувати для контролю за своєчасністю та повнотою надходження до апеляційної інстанції адміністративних справ з апеляційними скаргами.

Копії апеляційних скарг на судові рішення в адміністративній справі після розгляду справ в апеляційній інстанції формуються у відповідні справи за номенклатурою справ суду.

3.4.4. Адміністративна справа з апеляційною скаргою, що надійшла до апеляційного суду, реєструється в обліково-статистичній картці на адміністративну справу за апеляційною скаргою (додаток 25). У відповідну графу алфавітного покажчика адміністративних справ за апеляційними скаргами до попереднього запису вноситься інформація про надходження такої справи. Також робляться відповідні відмітки в журналі реєстрації копій апеляційних скарг в адміністративних справах.

3.5. Скарга, протест про перегляд головою апеляційного суду, його першим заступником чи заступниками постанови про адміністративне правопорушення реєструються в обліково-статистичній картці на скаргу, протест про перегляд постанов про адміністративне правопорушення (додаток 26) і в алфавітному покажчику скарг, протестів на постанови суддів місцевого суду у справах про адміністративні правопорушення (додаток 27).

(пункт 3.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.6. Для реєстрації та обліку судових справ і матеріалів у суді встановлюється перелік індексів:

- для справ і матеріалів, які надходять до апеляційного суду для розгляду по першій інстанції:

"1" - кримінальні справи, справи про застосування примусових заходів медичного характеру, скарги потерпілих про притягнення до кримінальної відповідальності;

"1-н" - справи про застосування до неповнолітніх примусових заходів виховного характеру;

"1-п" - справи з постановою прокурора, слідчого за згодою прокурора щодо вирішення питання про звільнення особи від кримінальної відповідальності та справи щодо невстановлених осіб про закриття провадження у зв'язку із закінченням строку давності;

"4" - справи за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора, скаргами на їх дії та рішення, перелік яких наведено в підпункті 3.2.4;

"5" - справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, зазначені в підпункті 3.2.5;

"8-а" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами постанов або ухвал суду, що набрали законної сили, в адміністративних справах;

"8-ц" - заяви про перегляд у зв'язку з нововиявленими обставинами рішень суду, що набрали законної сили, у цивільних справах;

- для справ і матеріалів, які надходять до апеляційного суду для розгляду в апеляційній інстанції:

"2-а" - копії апеляційних скарг, надіслання яких до суду апеляційної інстанції передбачено Кодексом адміністративного судочинства України;

"10" - апеляції на справи ухвали (постанови) судді, постановлені за поданнями органу дізнання, слідчого, прокурора або за скаргами на їх дії, перелік яких наведено в підпункті 3.2.7;

"11" - справи кримінального судочинства за апеляціями на судові рішення, зазначені в підпункті 3.2.6;

"22-а" - адміністративні справи з апеляційними скаргами на судові рішення, винесені місцевим судом;

"22-ц" - цивільні справи з апеляційними скаргами на рішення, винесені місцевим судом, а також на ухвали суду першої інстанції, зазначені в підпункті 3.3.4;

- для інших справ і матеріалів, які надходять до апеляційного суду:

"9" - кримінальні справи з поданням прокурора про перегляд судового рішення в порядку виключного провадження за нововиявленими обставинами;

"33" - скарги і протести на постанови у справах про адміністративні правопорушення, винесені суддею місцевого суду, що підлягають перегляду головою апеляційного суду, його першим заступником чи заступниками.

У разі відсутності матеріалів відповідної категорії в суді індекс не використовується.

Скарги, пов'язані з тривалим розглядом справ, листи (заяви) про вирішення питання підсудності, матеріали з питань судової статистики, матеріали загального листування реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та зберігаються у відповідних справах за номенклатурою справ суду.

(пункт 3.6 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

3.7. Якщо до суду надійшла справа, в якій щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову про звільнення від кримінальної відповідальності, справі присвоюються відповідні реєстраційні індекси (відповідно "1", "1-н", "1-п"). Така справа зберігається разом з кримінальними справами, а в інших обліково-статистичних картках робляться необхідні відмітки (про решту індексів, місцезнаходження справи тощо).

3.8. Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством України, складається з відповідного індексу, порядкового номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обкладинці судової справи або матеріалу. Наприклад:

кримінальна справа (з обвинувальним висновком), що буде розглядатися апеляційним судом у першій інстанції, - N 1 - 31/06;

кримінальна справа з апеляційною скаргою - N 11 - 305/06;

абзац четвертий пункту 3.8 виключено

(згідно з наказом Державної судової
 адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

адміністративна справа з апеляційною скаргою - N 22-а - 20/06;

протест прокурора на постанову судді у справах про адміністративне правопорушення - N 33 - 120/06 тощо.

Якщо у справі щодо однієї з осіб складено обвинувальний висновок, а стосовно інших - постанову про закриття справи і застосування примусових заходів виховного характеру чи постанову щодо вирішення питання про звільнення від кримінальної відповідальності, то при реєстрації такої справи застосовуються правила, зазначені в абзаці третьому підпункту 3.2.3.

(пункт 3.8 доповнено новим абзацом згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35,
 у зв'язку з цим абзаци другий і третій
 вважати відповідно абзацами третім і четвертим)

Номер судової справи (матеріалу) зазначається у відповідному алфавітному покажчику.

Усе листування, що стосується окремих судових справ і матеріалів, зареєстрованих у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, ведеться за номером судової справи (матеріалу).

3.9. В обліково-статистичних картках і реєстраційних журналах заповнюються відповідно до руху справи всі пункти і графи, передбачені формами. У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку обсяг інформації не може бути меншим від передбаченого відповідною формою обліково-статистичної картки, реєстраційного журналу.

Обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).

На обліково-статистичних картках та обкладинках кримінальних справ, за якими хоча б один з обвинувачених (засуджених) перебуває під вартою, ставиться штамп "під вартою" або робиться такий напис.

3.10. Після закінчення календарного року справи, що не розглянуті по суті, перереєстровуються в хронологічному порядку їх надходження до суду. На обкладинках справ та обліково-статистичних картках зазначаються нові порядкові номери, наприклад:

Переоформлені обліково-статистичні картки переставляються в картотеку наступного року. Після перенесення карток на всі нерозглянуті справи минулого року продовжується порядкова реєстрація справ і матеріалів, що надходять.

У картотеку минулого року замість вилучених обліково-статистичних карток вкладаються картки-замінники, у яких зазначаються номер за картотекою минулого року та новий номер наступного року. Заповнення дублікатів обліково-статистичних карток забороняється.

Перереєстрація нерозглянутих справ і матеріалів, які обліковуються в реєстраційних журналах, полягає в перепису в хронологічному порядку їх надходження в реєстраційний журнал наступного календарного року всіх нерозглянутих справ і матеріалів з новими порядковими номерами. При цьому в реєстраційний журнал попереднього року вноситься запис про новий номер перереєстрованої справи, матеріалу, що не були розглянуті станом на кінець року.

3.11. Судові справи, що надійшли з касаційної інстанції на повторний судовий розгляд після скасування судового рішення, а також кримінальні справи, що надійшли повторно з прокуратури, реєструються як такі, що надійшли вперше. Кожній із них присвоюється новий реєстраційний номер і заповнюється нова обліково-статистична картка на судову справу, у відповідному алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи.

3.12. У разі виділення кримінальної справи в окреме провадження нова судова справа реєструється, як виняток, як така, що надійшла до суду в день постановлення відповідного процесуального документа (постанови, ухвали) суду. Їй присвоюється новий номер у порядку черговості відповідної обліково-статистичної картки. В алфавітному покажчику до попереднього запису додається відмітка про новий номер судової справи (матеріалу). У новій судовій справі за вказівкою судді підшиваються оригінали або завірені суддею копії процесуальних документів, що мають значення для цієї справи.

Якщо судом розглянуто кримінальну справу щодо кількох обвинувачених, а щодо інших провадження зупинено (наприклад, оголошено розшук), справі присвоюється новий номер, при цьому нові відповідні обліково-статистичні картки заповнюються тільки щодо осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено. У попередніх обліково-статистичних картках зазначаються новий номер і причина перереєстрації справи (щодо осіб, стосовно яких провадження у справі зупинено) і результати розгляду справи по суті (стосовно інших осіб).

3.13. У разі об'єднання судових справ в одну їй присвоюється номер однієї з об'єднаних справ відповідно до постанови (ухвали) суду, вносяться необхідні додаткові записи в обліково-статистичну картку (реєстраційний журнал) під номером об'єднаної справи та відмітки про об'єднання справ із зазначенням номера нової судової справи в решті обліково-статистичних карток на об'єднані справи та відповідному алфавітному покажчику.

3.14. Після реєстрації всі справи і матеріали, що підлягають розгляду відповідно до процесуального законодавства, передаються суддям у порядку черговості з урахуванням їх спеціалізації та розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів.

Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій справ запроваджується наказом голови суду.

Навантаження суддів визначається відповідно до розрахункових норм часу, необхідного для розгляду справ, і поправочних до них коефіцієнтів, що затверджуються Радою суддів України.

3.15. Передання справ і матеріалів судді здійснюється під підпис у контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді (додаток 28). Такий журнал ведеться окремо стосовно кожного судді або, в разі незначної кількості справ, у окремих щодо кожного судді розділах журналу, спеціально для цього пристосованих. Записи в журналі здійснюються в міру передання справ і матеріалів; розподіл їх за інстанціями, категоріями справ тощо забороняється. До окремого розділу журналу вносяться записи і в разі, якщо суддя буде брати участь у справі, але не визначений головуючим у ній.

(абзац перший пункту 3.15 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Усі записи будуть слугувати голові суду, його заступникам і головам судових палат додатковою інформацією стосовно завантаженості кожного судді.

3.16. Після закінчення календарного року всі нерозглянуті судові справи і матеріали перереєстровуються в новому контрольному журналі судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді, наступного року - за новими номерами, про що вносяться записи у відповідні графи журналу минулого року.

4. Загальні вимоги до оформлення судових справ

4.1. Формування судових справ, які надійшли до апеляційного суду для перегляду судових рішень, і судове провадження яких розпочато місцевим судом, в апеляційному суді продовжується з дотриманням вимог, зазначених у пунктах 4.6 - 4.15 Інструкції.

Супровідний лист, з яким судова справа надійшла до апеляційного суду, підшивається до справи, після чого підшиваються в хронологічному порядку надходження до суду чи виготовлення в суді інші документи, якщо інше не зазначено в Інструкції.

4.2. Судові справи (матеріали), судове провадження яких розпочато в апеляційному суді як у суді першої інстанції, підшиваються до спеціальної обкладинки, виготовленої друкарським способом, яка наведена у додатку 29.

4.3. На обкладинці судової справи вказуються:

найменування суду відповідно до Мережі (Укази Президента України від 20.08.2001 N 642 "Про Мережу та кількісний склад суддів апеляційних судів" та від 30.08.2001 N 769 "Про утворення військових апеляційних та військових місцевих судів і затвердження їх мережі");

найменування та номер справи відповідно до обліково-статистичної картки чи реєстраційного журналу (у визначеному для цього місці посередині обкладинки);

якщо томів справи більше одного, - номер тому справи та загальна кількість томів;

прізвище, ім'я, по батькові особи, стосовно якої надійшла справа (матеріал), суть справи, відповідна норма закону;

дата надходження справи до суду.

Лівий верхній кут обкладинки справи повинен залишатися вільним для розміщення в ньому штампа архіву суду при прийнятті справи на зберігання.

4.4. Для кримінальних справ, що надійшли від органів досудового слідства чи дізнання, може бути використана та обкладинка, у якій справа надійшла, за умови її належної якості та цілісності. При цьому на обкладинці заповнюються необхідні реквізити суду, дата надходження до суду, номер судової справи тощо.

Якщо кримінальна справа, що надійшла до суду, підшивається судом у нову обкладинку, то в справі зберігається також обкладинка, у якій справа надійшла.

На судові справи, які надійшли до суду для перегляду судового рішення, обкладинки не змінюються.

4.5. Перед формуванням справи, що порушується не інакше як за скаргою потерпілого, перевіряється наявність зазначених у додатку до скарги приватного обвинувачення документів, послідовність аркушів кожного документа.

4.6. До матеріалів кримінальної справи, що надійшла до суду, документи підшиваються з дотриманням такої послідовності:

супровідний лист, з яким справа надійшла до суду;

копії повідомлень прокурора та інших учасників процесу про день попереднього розгляду справи суддею;

клопотання учасників процесу, що надійшли у зв'язку з попереднім розглядом справи;

постанова судді за результатами попереднього розгляду справи;

протокол, якщо він вівся при попередньому розгляді справи;

копії повідомлень та інших листів, надісланих відповідно до постанови судді за результатами попереднього розгляду справи;

документи про вручення копії обвинувального висновку підсудному та копії повідомлень у зв'язку з призначенням справи до судового розгляду;

документи, що надійшли до суду на виконання постанови судді за результатами попереднього розгляду справи, та документи і клопотання, що надійшли з ініціативи учасників процесу;

за вказівкою судді також інші документи, що стосуються справи;

розписки про вручення повісток про виклик до суду.

Документи, що були отримані під час розгляду справи, підшиваються перед протоколом судового засідання.

4.7. Конверти підшиваються після документів, що надійшли в них до суду. Якщо конверт надійшов як вкладення, він підшивається після відповідного документа.

4.8. Документи, що підшиваються до судової справи, мають бути тільки в одному примірнику.

На копіях надісланих документів, які залишилися в справі, обов'язково зазначається дата надіслання з проставлянням в правому нижньому кутку підпису особи, яка здійснила відправку.

4.9. Усі аркуші у справі нумеруються з дотриманням таких правил:

аркуші у справі нумеруються арабськими цифрами у верхньому правому кутку, не торкаючись тексту, м'яким простим графічним олівцем або нумератором;

аркуші справи, розділені на томи, слід нумерувати за кожним томом окремо;

фотокартки та інші ілюстровані документи нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку;

якщо до справи долучений конверт з документами, то на конверті вказується, які саме документи зберігаються. Долучені конверти з укладеннями повинні бути пронумерованими. Кожне вкладення в конверт нумерується черговим номером після номера, проставленого на конверті. Якщо укладення пронумерувати не можна (наприклад, паспорт, свідоцтво про народження), то їх наявність обумовлюється в засвідчувальному написі;

якщо при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, то аркуші нумеруються заново, при цьому старі номери закреслюються однією похилою рискою, а не виправляються;

при невеликій кількості помилок нумерація аркушів виправляється таким чином: на непронумерованих аркушах проставляється номер попереднього аркуша з додаванням букв згідно з нині чинним українським алфавітом "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, а при повторенні одного номера на кількох розміщених поруч аркушах додаються букви "а", "б", "в", "г", "ґ" і далі, відповідно до кожного номера аркуша починаючи з другого.

Усі помилки та виправлення в нумерації зазначаються у засвідчувальному написі (додаток 30), а саме: зазначається цифрами і літерами кількість пронумерованих аркушів, наявність літерних номерів аркушів, фотокарток, конвертів, обумовлюються інші особливості.

Засвідчувальний напис повинен бути підписаний секретарем суду (палати) із зазначенням посади та дати складання напису.

4.10. У кожній судовій справі складається опис документів у справі. У справі, що надійшла до суду, опис документів продовжується. Опис документів може бути здійснено чи розпочато на другій сторінці обкладинки справи.

(абзац перший пункту 4.10 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

До опису документів під номерами в порядку зростання вноситься інформація про кожний документ (конверт), підшитий до справи, у порядку їх розміщення. Обов'язково зазначається, оригінал чи копію документа підшито, порядкові номери аркушів, присвоєні відповідному документові (конвертові).

Документи, зазначені в додатку до супровідного документа, в опису не перелічуються, але обов'язково зазначається їх наявність або відсутність згідно з переліком у додатку. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, зберігання в іншій справі тощо), а документ, що підтверджує причину відсутності додатка, долучається до справи.

Опис підписується працівником апарату суду, який оформляє справу, із зазначенням біля підпису свого прізвища та посади.

4.11. На третій сторінці обкладинки справи обов'язково заповнюється довідковий лист, у якому робляться відмітки про всі проведені дії (вручення повісток, копій обвинувального висновку, вироку, рішення, витребування документів, звернення до виконання судових рішень, заповнення статистичних карток на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, карток обліку сум шкоди, завданої злочином, тощо).

4.12. У процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись у хронологічному порядку надходження документів до суду.

4.13. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250 (30 - 40 мм завтовшки).

Кожен том справи оформляється окремо, має власну нумерацію аркушів і власний опис.

4.14. Усі матеріали підшиваються до справи нитками через п'ять чи чотири (для документів формату А4) або три (для документів меншого формату) отвори впродовж лівого, вільного від тексту поля документів.

Уклеювання документів до справи, прикріплення степлером або вкладення будь-яким іншим способом, відмінним від зазначеного в абзаці першому цього пункту, категорично забороняється.

5. Основні дії секретаря судового засідання, пов'язані з розглядом судових справ

5.1. Для забезпечення розгляду судових справ секретар судового засідання здійснює виклики та повідомлення відповідно до процесуального законодавства і вимог Інструкції та слідкує за поверненням до суду розписок про вручення судових повісток про виклик у суд (додаток 32).

Розписки осіб, які одержали судові повістки про виклик до суду, а також судові повістки про виклик до суду, які повернулися у зв'язку з неврученням їх адресату, підшиваються до справи. У тих випадках, коли надіслані повістки залишилися неврученими, секретар судового засідання зобов'язаний з'ясувати причини невручення, доповісти головуючому у справі і за його вказівкою вжити заходів до забезпечення своєчасного вручення судової повістки про виклик до суду.

5.2. Безпосередньо перед розглядом справи перевіряється наявність та з'ясовуються причини відсутності осіб, яких було викликано до суду, уточнюються відомості про вручення судових повісток, повідомлень та інших матеріалів, про що доповідається судді.

5.3. Під час розгляду судових справ секретар судового засідання забезпечує фіксування судового засідання технічними засобами, а також веде журнал судового засідання.

5.4. Після розгляду справи або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних до суду, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду. Відбирається підписка про невиїзд від осіб, до яких застосовано такий запобіжний захід.

5.5. Після закінчення судового засідання секретарем судового засідання у терміни відповідно до процесуального законодавства складається, підписується і передається головуючому протокол судового засідання. Протокол перевіряється та підписується головуючим. Про строк виготовлення протоколу судового засідання повідомляються учасники судового розгляду, які заявили клопотання про ознайомлення з ним. З моменту одержання цього повідомлення вони вправі ознайомитись із протоколом та подати на нього зауваження у термін, визначений процесуальним законодавством України.

5.6. Секретар судового засідання:

підшиває до справи в хронологічному порядку документи: постанови, ухвали і листування, що передували судовому розгляду, додані до справи в ході судового розгляду (у порядку їх надходження), протокол судового засідання, перевірений та підписаний суддею в установленому порядку, всі документи, судові рішення, окрему думку судді, окрему ухвалу (постанову) суду;

у справах, розглянутих у першій інстанції, виписує виконавчі листи, у яких судом допущено негайне виконання;

виписує виконавчі листи про стягнення штрафу за неявку до суду;

нумерує аркуші справи і за своїм підписом складає опис документів, що містяться у справі, або продовжує нумерацію аркушів справи, розпочату органами досудового слідства чи судом;

після кожного розгляду справи робить запис про результати розгляду справи та дату виготовлення протоколу судового засідання (якщо він складався) в журналі обліку розгляду судових справ і матеріалів суддею (додаток 33) та повідомляє про результати розгляду працівника апарату суду для внесення відповідних записів в обліково-статистичну картку;

додає до справи заповнені статистичну картку на особу, стосовно якої розглянуто кримінальну справу, та картку обліку сум шкоди, заподіяної злочином.

5.7. Якщо розгляд справи відкладено з призначенням на інший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам (крім підсудних і засуджених, які перебувають під вартою) вручаються відповідні повістки про виклик до суду, повідомлення або оголошується про це з роз'ясненням наслідків неявки під підпис на окремому аркуші, що додається до протоколу судового засідання. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх до суду надсилаються не пізніше наступного робочого дня.

Для повторного виклику підсудних, які перебувають під вартою, начальнику місця попереднього ув'язнення надсилається відповідне розпорядження, яке наведене у додатку 34. Виконуються вимоги пункту 5.5 Інструкції щодо протоколу судового засідання.

Про відкладення розгляду справи та про день і час, на який перенесено розгляд справи, робиться відмітка в журналі обліку розгляду судових справ і матеріалів суддею. Після відкладення розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу. В обліково-статистичній картці на справу зазначається причина відкладення.

6. Забезпечення проходження в апеляційному суді, як суді першої інстанції справ, розгляд яких передбачено кримінально-процесуальним законодавством

(назва розділу 6 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

6.1. У межах встановленого Кримінально-процесуальним кодексом України строку попереднього розгляду справи, що надійшла від прокурора, суддя вивчає кримінальну справу та визначає день і час її попереднього розгляду.

6.2. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження подальшого руху кримінальної справи.

6.3. За вказівкою судді надсилаються повідомлення про день і час попереднього розгляду справи прокуророві та іншим учасникам процесу (обвинуваченому, його захисникові та законному представникові, потерпілому, цивільному позивачеві, цивільному відповідачеві та їхнім представникам). Обвинувачений, який тримається під вартою, інформується про попередній розгляд справи через адміністрацію слідчого ізолятора. Учасники процесу повинні бути повідомлені про дату і час попереднього розгляду справи завчасно.

6.4. Клопотання, що надходять у зв'язку з попереднім розглядом справи суддею від прокурора, обвинуваченого, його захисника чи законного представника, потерпілого чи його представника, після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції невідкладно під підпис передаються судді, який здійснює попередній розгляд справи.

6.5. Залежно від рішення судді за результатами попереднього розгляду справи працівник апарату суду проводить відповідні дії.

6.5.1. У разі прийняття суддею рішення про призначення справи до судового розгляду:

якщо суддею прийнято рішення про призначення захисника, оформляється та надсилається в адвокатське об'єднання та підсудному чи його законному представникові повідомлення (з додаванням до нього копії відповідної постанови);

у разі зміни, скасування або обрання запобіжного заходу щодо підсудного надсилаються відповідні повідомлення виконавцям чи вживаються інші заходи щодо виклику в суд підсудного;

особі, яку суддя визнав законним представником обвинуваченого, потерпілою, відповідачем, представником потерпілого, позивача, відповідача (якщо рішення про це не було прийняте під час розслідування справи), надсилається повідомлення з роз'ясненням її процесуальних прав, а також права на ознайомлення з усіма матеріалами справи;

перевіряються дотримання в копії обвинувального висновку, що вручається підсудному, вимоги Кримінально-процесуального кодексу України щодо забезпечення безпеки осіб, які підлягають виклику в судове засідання (у копії обвинувального висновку не зазначаються, зокрема, адреси цих осіб);

уживаються заходи до виклику в суд підсудного (крім осіб, щодо яких обрано запобіжний захід у вигляді тримання під вартою), законного представника неповнолітнього підсудного для вручення під розписку не пізніше ніж за три доби до дня розгляду справи в суді повістки про виклик до суду і копії обвинувального висновку; у разі неявки цих осіб указані документи вручаються їм через розсильного чи рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про їх одержання;

адміністрації слідчого ізолятора надсилаються повідомлення про дату розгляду справи та копія обвинувального висновку для вручення під розписку не пізніше ніж за три доби до дня розгляду справи в суд підсудному, який тримається під вартою, а також вимога судді щодо доставки підсудного в судове засідання із зазначенням дати і часу доставки, скріплена печаткою суду (зразок наведено в додатку 35);

надсилаються повідомлення прокуророві, захисникові підсудного, законному представникові підсудного, представникам потерпілого, цивільного позивача та цивільного відповідача про місце та час розгляду справи з урахуванням можливості одержання повідомлень адресатами не пізніше ніж за три дні до розгляду справи;

з урахуванням змісту постанови про призначення справи до судового розгляду щодо кола учасників судового процесу та графіка допиту свідків (у разі його складення) оформляються і надсилаються (з урахуванням можливості одержання повідомлень адресатами не пізніше ніж за три дні до розгляду справи) повістки про виклик до суду потерпілого, цивільного позивача, цивільного відповідача, свідків (законних представників неповнолітніх свідків), експертів, перекладача та інших осіб (за умови перебування їх на території України);

надсилається прокуророві копія постанови судді в частині забезпечення цивільного позову для організації виконання.

Якщо підсудний є призовником, надсилається повідомлення про розгляд справи до відповідного військового комісаріату.

Підсудному, який не володіє мовою, якою складені обвинувальний висновок та повістка про виклик до суду, ці документи вручаються перекладеними на його рідну або іншу мову, якою він володіє.

Особі, щодо якої застосовані заходи безпеки, надсилається повістка виключно через орган, який здійснює цей захід, із дотриманням установлених вимог щодо забезпечення захисту інформації.

Потерпілий, його представник, цивільний позивач, цивільний відповідач, свідки та їхні представники, експерти та інші особи, які перебувають за межами території України, можуть бути за їх згодою викликані для здійснення процесуальних дій на території України суддею, у провадженні якого перебуває справа, шляхом надіслання запитів про виклик через Міністерство юстиції України, яке відповідно до законодавства України здійснює виконання міжнародних зобов'язань, у тому числі і з питань, пов'язаних із врученням документів і проведенням окремих процесуальних дій. Запити про виклик та додані до них документи повинні відповідати вимогам, установленим Міністерством юстиції України, відповідно до міжнародних угод. Особам, які проживають за кордоном, надсилаються спеціальні повідомлення про виклик до суду без попередження про відповідальність за неявку.

Усі документи, що надсилаються, повинні бути викладені чітко і зрозуміло, акуратно оформлені, скріплені в необхідних випадках печаткою суду.

Копії всіх повідомлень, супровідних листів із обов'язковим зазначенням на них дати та вихідного номера, а також повідомлення про вручення повісток (розписок), що повернулися до суду, підшиваються до справи в хронологічному порядку.

У разі, якщо надіслана повістка повернулася до суду з відміткою про невручення адресату, невідкладно з'ясовуються причини невручення, про що доповідається судді. За вказівкою судді вживаються заходи для вручення судової повістки.

Підсудному у справі, порушеній за скаргою потерпілого, вручаються (у разі його неявки на виклик суду - надсилаються рекомендованим відправленням з повідомленням про вручення) копія скарги потерпілого, копія постанови судді про порушення кримінальної справи за скаргою потерпілого та повістка про виклик його в судове засідання. Ці самі правила застосовуються й у разі об'єднання зустрічних обвинувачень в одну справу.

Повідомлення, повістки та інші виклики і документи надсилаються з розрахунком можливості їх одержання адресатами не пізніше строків, установлених Кримінально-процесуальним кодексом України, та повернення в суд відповідних повідомлень (розписок).

За вказівками судді виконуються й інші дії з підготовки до судового розгляду та оформлення кримінальних справ.

6.5.2. У разі прийняття суддею рішення про зупинення провадження у справі до розшуку підсудного чи до видужання підсудного невідкладно:

надсилається прокуророві копія постанови судді про зупинення провадження у справі для організації розшуку обвинуваченого (якщо провадження у справі зупинено до розшуку обвинуваченого);

надсилається захиснику обвинуваченого і потерпілому повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування.

6.5.3. У разі прийняття судом рішення про повернення справи прокуророві для усунення виявлених порушень копія постанови про повернення справи прокуророві для усунення виявлених порушень протягом трьох діб після її винесення надсилається прокуророві. Після закінчення встановленого законом строку для внесення касаційного подання прокурора на постанову про повернення справи прокуророві для усунення виявлених порушень справа надсилається прокуророві за підписом судді з повідомленням про це учасників процесу. У разі внесення прокурором касаційного подання на постанову про повернення справи прокуророві для усунення виявлених порушень справа надсилається до суду касаційної інстанції, про що також інформуються учасники процесу.

Якщо підсудний тримається під вартою, адміністрації слідчого ізолятора надсилається скріплене печаткою суду (за підписом судді) повідомлення про перерахування підсудного за прокуратурою, до якої надіслана справа, та копія постанови про повернення справи прокуророві для усунення виявлених порушень.

Про всі проведені судом дії і їх результати зазначається у відповідних розділах обліково-статистичних карток.

6.5.4. У разі прийняття судом рішення про направлення справи за підсудністю справа з оригіналом постанови про направлення справи за підсудністю надсилається до відповідного суду, про що інформуються учасники процесу: прокурор, підсудний, його захисник чи представник, потерпілий, цивільний позивач, цивільний відповідач та їх представники. Копія постанови про направлення справи за підсудністю надсилається також прокуророві за місцем надіслання справи. Якщо підсудний тримається під вартою, адміністрації слідчого ізолятора надсилаються скріплене печаткою суду (за підписом судді) повідомлення про перерахування обвинуваченого за судом, до якого надіслана справа, та копія постанови.

Якщо до матеріалів кримінальної справи були долучені речові докази, які передавалися на зберігання до суду, кримінальна справа надсилається за підсудністю разом із цими речовими доказами, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку речових доказів (додаток 36).

Про всі проведені судом дії і їх результати зазначається у відповідних розділах обліково-статистичних карток.

6.5.5. Якщо судом прийнято рішення про закриття справи, копія відповідної постанови протягом трьох діб після її винесення надсилається прокуророві, підсудному, його захисникові чи законному представникові, потерпілому та його представникові. Після закінчення встановленого законом строку для подання касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на постанову про закриття справи судове рішення звертається до виконання за правилами, зазначеними в розділі 12 Інструкції (заінтересованим органам (особам) надсилаються повідомлення про виконання постанови про закриття справи в частині скасування запобіжного заходу, повернення застави, заходів забезпечення цивільного позову та конфіскації майна, вирішення питання про речові докази тощо. У цьому разі до повідомлення додається копія постанови про закриття справи).

Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, передаються відповідним працівникам апарату суду для обробки та надіслання до територіального управління державної судової адміністрації.

(абзац другий пункту 6.5.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Закрита кримінальна справа після закінчення строку для подання касаційної скарги чи касаційного подання прокурора і виконання дій, зазначених в абзацах першому та другому цього підпункту, та за умови отримання в необхідних випадках повідомлень про виконання постанови судді передається в архів суду.

Про всі проведені судом дії і їх результати зазначається у відповідних розділах обліково-статистичних карток.

6.5.6. У разі прийняття судом рішення про повернення справи на додаткове розслідування чи направлення на досудове слідство копія постанови про повернення справи на додаткове розслідування, направлення на досудове слідство протягом трьох діб після її винесення надсилається прокуророві, підсудному, його захисникові чи представникові, потерпілому, цивільному позивачеві, цивільному відповідачеві та їхнім представникам. Після закінчення встановленого законом строку для подання касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на постанову про повернення справи на додаткове розслідування, направлення на досудове слідство справа надсилається прокуророві для організації додаткового розслідування, досудового слідства за підписом судді з повідомленням про це зазначених у цьому підпункті учасників процесу.

Заповнені статистичні картки на осіб, стосовно яких розглянуто кримінальну справу, передаються відповідним працівникам апарату суду для обробки та надіслання до територіального управління державної судової адміністрації.

(абзац другий пункту 6.5.6 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

У разі подання касаційної скарги, касаційного подання прокурора на постанову про повернення справи на додаткове розслідування, направлення на досудове слідство справа надсилається в суд касаційної інстанції, про що також інформуються учасники процесу.

У всіх випадках надіслання справ заповнюються відповідні розділи обліково-статистичних карток.

6.5.7. Копії постанов про повернення справи на додаткове розслідування, направлення прокуророві або направлення справи на досудове слідство чи за підсудністю зберігаються разом з копіями супровідних листів та повідомлень в окремій справі за номенклатурою справ суду. Копії всіх супровідних листів і повідомлень підшиваються також до справи перед її надісланням адресату.

6.6. Попередній розгляд у кримінальних справах, які порушуються за скаргою потерпілого (справи приватного обвинувачення), здійснюється суддею з додержанням особливостей, визначених Кримінально-процесуальним кодексом України. Про кожну проведену судом дію заповнюється відповідний розділ обліково-статистичної картки.

6.6.1. У разі залишення без розгляду скарги потерпілого з проханням порушити справу всі копії скарг, подані скаржником, разом з копією постанови про залишення скарги без розгляду невідкладно надсилаються рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про їх одержання потерпілому. Скарга, оригінал постанови про залишення скарги без розгляду, копія супровідного листа про повернення скаржнику згаданих документів зберігаються у справі, сформованій з додержанням правил, визначених у розділі 4 Інструкції. Розписка про одержання потерпілим повернутих судом документів підшивається до сформованої справи.

6.6.2. Копія постанови судді про відмову в порушенні кримінальної справи за скаргою потерпілого невідкладно надсилається потерпілому. Судова справа за скаргою приватного обвинувачення формується з додержанням правил, визначених у розділі 4 Інструкції. У разі подання касаційної скарги на постанову судді про відмову в порушенні кримінальної справи справа надсилається в суд касаційної інстанції, про що інформуються потерпілий та особа, стосовно якої надійшла скарга.

6.6.3. Після порушення суддею кримінальної справи приватного обвинувачення і призначення її до розгляду підсудному завчасно, але не пізніш як за три доби до дня слухання справи, вручаються повістка про виклик до суду, копія постанови судді про порушення кримінальної справи та копія скарги потерпілого.

6.7. Суддя, головуючий у справі, визначає категорію кримінальної справи, за якою вона враховується у відповідному звіті суду, про що робиться відмітка у верхній частині першої сторінки обкладинки справи. Інформація про це вказується в обліково-статистичній картці на кримінальну справу, скаргу приватного обвинувачення.

(пункт 6.7 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

6.8. Якщо розгляд судової справи відкладено на інший день, виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.7 Інструкції.

6.9. У разі закінчення провадження у справі секретарем судового засідання виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.6 Інструкції, після яких справа передається для звернення судового рішення до виконання після набрання ним законної сили.

Залежно від рішення судді за результатами судового розгляду справи проводяться відповідні дії:

якщо справу повернуто на додаткове розслідування, виконуються дії, зазначені в підпунктах 6.5.6, 6.5.7 Інструкції;

у разі застосування примусових заходів виховного чи медичного характеру, а також у разі закриття провадження у справі чи постановлення вироку судове рішення звертається до виконання за правилами, встановленими в розділі 12 Інструкції.

7. Забезпечення проходження в суді апеляційної інстанції справ, розгляд яких передбачено кримінально-процесуальним законодавством

7.1. Якщо в кримінальній справі апеляція, яка згідно з чинним законодавством має подаватися через суд першої інстанції, подана в установлені законом строки безпосередньо до суду апеляційної інстанції, працівник апарату суду, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, надсилає її до суду першої інстанції для виконання вимог щодо змісту апеляції та повідомлення про апеляцію.

Заперечення на апеляцію, які надійшли безпосередньо до апеляційного суду, долучаються до відповідної кримінальної справи.

7.2. Працівниками апарату суду, які забезпечують роботу судової палати в кримінальних справах, здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху кримінальної справи в суді апеляційної інстанції.

7.2.1. У разі визначення апеляційним судом за необхідне проведення попереднього розгляду справи секретарем судового засідання надсилаються повідомлення про день і час попереднього розгляду справи прокуророві та, у разі потреби, іншим учасникам процесу (обвинуваченому, підсудному, засудженому, виправданому, їх захисникові та законному представникові, потерпілому, цивільному позивачеві, цивільному відповідачеві та їх представникам). Обвинувачений, який тримається під вартою, інформується про попередній розгляд справи через адміністрацію слідчого ізолятора.

(пункт 7.2.1 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

7.2.2. Залежно від рішення за результатами попереднього розгляду справи апеляційним судом працівник апарату суду проводить відповідні дії.

7.2.3. У разі прийняття суддею рішення про відмову в прийнятті апеляції до свого розгляду про зазначене повідомляється особа, яка її подала, та, за відсутності апеляцій від інших учасників судового розгляду, справа повертається до суду першої інстанції. Також справа повертається до суду першої інстанції, якщо таке рішення судом прийнято під час попереднього розгляду справи.

7.2.4. Якщо суддею прийнято рішення про зупинення провадження у справі до видужання засудженого, повідомлення про зупинення провадження у справі в порядку інформування надсилається захиснику засудженого і потерпілому.

7.2.5. У разі прийняття суддею рішення про питання, пов'язані з підготовкою справи до апеляційного розгляду:

якщо в апеляційній скарзі ставиться питання про погіршення становища виправданого, засудженого або суд визнає необхідним провести судове слідство, надсилається повідомлення виправданому, засудженому його законним представникам і захисникам. Захисник викликається і в разі, якщо виправданий, засуджений є неповнолітнім або через свої фізичні чи психічні вади не може сам реалізувати своє право на захист або не володіє мовою, якою ведеться судочинство, а також у справах про застосування примусових заходів виховного чи медичного характеру. У разі надходження від засудженого, який тримається під вартою, клопотання про його виклик в апеляційний суд адміністрації слідчого ізолятора надсилається вимога судді щодо доставки засудженого, скріплена печаткою суду, із зазначенням дати, часу і місця доставки;

у разі прийняття рішення про витребування в необхідних випадках додаткових доказів, виготовляється та надсилається копія постанови з вимогою представити підприємством, установою, організацією, об'єднанням, окремим громадянином документи чи їх копії, що містять інформацію, яка може бути доказом у справі, предмети, інші об'єкти, що можуть бути визнані речовими доказами;

виготовляється і надсилається суду першої інстанції доручення про виконання окремих процесуальних дій (якщо апеляційним судом було прийнято таке рішення) та контролюється термін його виконання. Протокол судового засідання, що надійде на виконання цього доручення, негайно передається судді для долучення до справи;

якщо суддею прийнято рішення про виклик перекладача, оформляється та надсилається повідомлення у відповідну установу (наукову, освітянську, дипломатичну тощо);

виготовляється та не пізніше ніж за три дні розміщується на дошці об'яв суду оголошення про дату, час і місце розгляду справи апеляційною інстанцією, а засудженому, який тримається під вартою, про день розгляду справи повідомляється через начальника відповідної установи.

7.2.6. Якщо апеляційний суд переніс розгляд справи у зв'язку з визнанням під час попереднього або апеляційного розгляду справи необхідним провести судове слідство, витребувати додаткові докази, викликати в судове засідання певних осіб, зробити доручення суду першої інстанції, а також у разі особливої складності справи чи з інших причин, про це обов'язково оповіщаються зацікавлені особи.

7.2.7. У разі винесення судом ухвали про закриття апеляційного провадження у зв'язку з відмовою особи, яка подала апеляцію, від своїх вимог працівником апарату суду, який забезпечує роботу судової палати у кримінальних справах, справа повертається в місцевий суд, який її розглянув за першою інстанцією.

7.3. Справа, апеляційне провадження у якій закінчено винесенням ухвали, надсилається до суду першої інстанції не пізніше трьох діб після її розгляду або оголошення повного тексту ухвали апеляційного суду.

7.4. У разі, якщо апеляційне провадження закінчено постановленням вироку чи постанови апеляційного суду, справа повертається до суду першої інстанції не пізніше трьох діб після набрання вироком, постановою законної сили (якщо судові рішення не були оскаржені до касаційної інстанції). У разі подання касаційної скарги, касаційного подання прокурора на вирок, постанову апеляційного суду, постановлені ним в апеляційному порядку, справа готується для надіслання в касаційну інстанцію для розгляду з урахуванням вимог, викладених у розділі 11.

7.5. Окрема ухвала апеляційного суду звертається до виконання і контролюється її виконання апеляційним судом. Працівником апарату суду виготовляється копія окремої ухвали та рекомендованим листом з розпискою про отримання надсилається підприємству, організації, установі (у тому числі суду першої інстанції), посадовій чи іншій особі до відома чи для виконання.

До отримання повідомлення про виконання окремої ухвали (постанови) її копія перебуває на контролі у відповідній справі за номенклатурою справ суду. Якщо протягом місяця в суд не надійде повідомлення про результати вжиття заходів до усунення порушень закону, зазначених в окремій ухвалі, працівник апарату суду, який здійснює контроль за своєчасним виконанням судових рішень у кримінальних справах (секретар суду, секретар судового засідання), доповідає про зазначене головуючому у справі для вирішення ним питання про притягнення до адміністративної відповідальності, передбаченої статтею 185⁶ Кодексу України про адміністративні правопорушення.

7.6. У разі надходження до суду апеляції, яка згідно з чинним законодавством подається безпосередньо до апеляційного суду, невідкладно витребовується з суду першої інстанції справа, судове рішення в якій оскаржується. Для оперативного отримання справи витребування може здійснюватися телефонограмою чи за допомогою факсу з наступним надісланням вимоги поштою.

Супроводження руху судової справи за апеляцією, що відповідно до чинного законодавства подається безпосередньо до апеляційного суду, а також виконання дій після розгляду такої справи здійснюються з урахуванням відповідних вимог Інструкції.

8. Забезпечення проходження в апеляційному суді справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах

(назва розділу 8 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

8.1. Забезпечення проходження в суді першої інстанції справ із заявами про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами, а також із зверненнями в порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах здійснюється за правилами, встановленими цим розділом, розділом 5 Інструкції та чинним законодавством. Матеріали щодо розгляду заяв про перегляд судових рішень у цивільних та адміністративних справах за нововиявленими обставинами підшиваються до судових справ, стосовно судових рішень у яких ставиться питання про їх перегляд.

8.2. Робота із заявами, залишеними без руху, здійснюється відповідно до чинного законодавства.

8.2.1. Заяви, залишені в передбачених процесуальними кодексами України випадках ухвалою судді без руху, вкладаються без підшивання в окремі обкладинки і протягом установленого суддею строку для усунення недоліків зберігаються у справі "Матеріали, залишені без руху", передбаченій номенклатурою справ суду.

8.2.2. Заявнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення заяви без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається із заявою та оригіналом ухвали).

8.2.3. Заява з ухвалою про залишення заяви без руху передається для розгляду судді: у разі надходження від заявника додаткових документів - невідкладно, у разі неусунення недоліків у визначений суддею строк - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення заяви без руху терміну.

Про рух заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.4. У разі усунення заявником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення заяви без руху, усі матеріали підшиваються до відповідної судової справи та продовжується подальше оформлення справи в загальному порядку. Датою надходження заяви вважається день першого її подання до суду.

8.2.5. У разі винесення суддею ухвали щодо повернення заяви її копія не пізніше другого дня надсилається заявнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. Заява з оригіналами ухвал про залишення заяви без руху і про повернення заяви та копіями супровідних листів повертаються до справи "Матеріали, залишені без руху" для збереження протягом строку касаційного оскарження ухвали про повернення заяви, про що робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі).

8.2.6. У разі надходження касаційної скарги чи касаційного подання прокурора на ухвалу про повернення заяви всі матеріали підшиваються у відповідну цивільну чи адміністративну справу, яка оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.2.7. Якщо касаційна скарга, касаційне подання прокурора на ухвалу про повернення заяви не надійшли не пізніше трьох діб після закінчення строку, наданого заявнику для касаційного оскарження ухвали про залишення заяви без руху, заява разом з усіма документами надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про її одержання заявнику. Оригінали ухвал про залишення заяви без руху, про повернення заяви з копіями супровідних листів про надіслання копій цих ухвал підшиваються до адміністративних чи цивільних справ, стосовно судових рішень, у яких ставилося питання про перегляд. В обліково-статистичних картках (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

8.3. У разі постановлення суддею ухвали про відмову у відкритті провадження у справі копія цієї ухвали невідкладно надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання заявникові разом із заявою та всіма доданими до неї документами.

Оригінал ухвали про відмову у відкритті провадження у справі з копіями супровідних листів про надіслання копії цієї ухвали та повернення заяви з усіма доданими до неї документами підшиваються до відповідних справ, стосовно судових рішень у яких ставилося питання про їх перегляд. В обліково-статистичній картці (реєстраційному журналі) у відповідні пункти вносяться відомості про рух заяви.

Якщо на ухвалу про відмову у відкритті провадження у справі надійшла касаційна скарга чи касаційне подання прокурора, справа оформляється апаратом суду для надіслання в касаційний суд.

8.4. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до судового розгляду.

9. Забезпечення проходження в суді апеляційної інстанції справ, розгляд яких передбачено цивільним та адміністративним процесуальним законодавством

9.1. Працівниками апарату суду згідно з розподілом обов'язків здійснюється комплекс відповідних заходів щодо супроводження руху цивільної чи адміністративної справи в апеляційній інстанції.

9.2. Після надходження до суду цивільної чи адміністративної справи з апеляційною скаргою та її реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції і в обліково-статистичній картці робляться відмітки у відповідному журналі реєстрації копій апеляційних скарг.

До справи підшивається супровідний лист, із яким справа надійшла до суду, заява про апеляційне оскарження (якщо її було подано), апеляційна скарга з усіма доданими до неї документами, після чого справа передається судді для вирішення питання щодо прийняття апеляційної скарги. Інші матеріали (копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційних скарг з доданими до них копіями письмових матеріалів) вкладаються в справу без підшивання.

9.3. За результатами вирішеного суддею питання щодо прийняття апеляційної скарги до розгляду апеляційним судом працівниками апарату суду, які забезпечують роботу відповідної палати, проводяться необхідні дії.

9.3.1. Апеляційна скарга, залишена в передбачених Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України випадках ухвалою судді без руху, перебуває на контролі протягом установленого суддею строку для усунення недоліків.

Скаржнику не пізніше наступного дня після винесення ухвали про залишення апеляційної скарги без руху надсилається рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання копія цієї ухвали (копія супровідного листа зберігається з апеляційною скаргою та ухвалою в справі).

Справа, в якій винесено ухвалу про залишення апеляційної скарги без руху, передається для розгляду судді: у разі усунення скаржником недоліків - невідкладно, а якщо недоліки у визначений суддею строк не усунено - не пізніше трьох діб після закінчення зазначеного в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху терміну.

У разі усунення скаржником недоліків, зазначених в ухвалі про залишення апеляційної скарги без руху, подальше оформлення справи здійснюється в загальному порядку.

У тому разі, якщо суддею винесено ухвалу про повернення апеляційної скарги, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня надсилаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про залишення апеляційної скарги без руху, копія апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та розписка про одержання скаржником копії ухвали, ухвала про повернення апеляційної скарги і супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

(абзац п'ятий пункту 9.3.1 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості про рух апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.2. У разі постановлення суддею ухвали про відмову в прийнятті апеляційної скарги копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніше як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про відмову в прийнятті апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про відмову в прийнятті апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.3.3. Якщо суддею-доповідачем постановлено ухвалу про повернення до суду першої інстанції неналежно оформленої справи, з нерозглянутими зауваженнями на правильність і повноту фіксування судового процесу технічними засобами або без вирішення питання про ухвалення додаткового рішення, працівниками апарату суду підшивається до справи ця ухвала та інші необхідні документи, робляться відмітки в обліково-статистичній картці та надсилається справа до суду першої інстанції.

Виконання ухвали про повернення справи до суду першої інстанції для усунення недоліків перебуває на контролі протягом строку, зазначеного в цій ухвалі. Якщо судом апеляційної інстанції повторно справу не буде отримано, працівник апарату суду доповідає про це судді-доповідачу для прийняття відповідних заходів та виконуються його вказівки.

9.3.4. У разі, якщо суддя-доповідач постановить ухвалу про прийняття апеляційної скарги до розгляду, працівник апарату суду не пізніше наступного дня надсилає копії заяви про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та доданих до них матеріалів особам, які беруть участь у справі. Протягом строку, в який може бути подано заперечення на апеляційну скаргу, справа перебуває на контролі.

Заява про приєднання до апеляційної скарги передається судді-доповідачу, та виконуються його вказівки щодо подальшого супроводження справи в апеляційній інстанції.

9.3.5. Якщо суддею постановлено ухвалу про повернення апеляційної скарги у зв'язку з відкликанням особою, яка її подала, копія цієї ухвали, а також усі копії заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги та додані до неї копії письмових матеріалів не пізніш як другого дня повертаються скаржнику рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. До матеріалів справи підшиваються ухвала про повернення апеляційної скарги, супровідний лист про надіслання скаржнику копії цієї ухвали та повернення йому всіх копій заяв про апеляційне оскарження, апеляційної скарги з копіями доданих до неї письмових матеріалів.

В обліково-статистичній картці у відповідні пункти вносяться відомості стосовно ухвали суду про повернення апеляційної скарги. Обліково-статистична картка залишається в загальній картотеці.

9.4. У тому разі, якщо апеляційне провадження закривається у зв'язку з прийняттям відмови від апеляційної скарги особи, яка її подала, працівниками апарату суду оформляється справа, робляться відповідні відмітки в обліково-статистичній картці і повертається в суд першої інстанції.

9.5. У разі прийняття суддею-доповідачем рішення про питання, пов'язані з підготовкою розгляду справи апеляційним судом, звертається до виконання відповідна ухвала (про призначення експертизи, витребування доказів, ужиття заходів забезпечення позову, залучення до участі у справі спеціаліста, перекладача, про судове доручення щодо збирання доказів), а також надсилаються повістки про виклик свідків. Працівниками апарату суду здійснюється контроль за термінами виконання ухвали, пов'язаної з підготовкою справи до розгляду апеляційним судом.

9.6. Відповідно до вказівок судді та в порядку, передбаченому Цивільним процесуальним кодексом України чи Кодексом адміністративного судочинства України, провадяться інші дії щодо підготовки справи до розгляду апеляційним судом.

Після проведення підготовчих дій та призначення справи до розгляду в апеляційному суді особам, які беруть у ній участь, невідкладно надсилаються повістки про виклик до суду.

9.7. Якщо розгляд судової справи відкладено на інший день, виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.7 Інструкції.

9.8. У разі закінчення провадження у справі секретарем судового засідання виконуються дії, зазначені в пунктах 5.4 - 5.6 Інструкції.

Протягом п'яти днів із дня проголошення судового рішення апеляційного суду особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, надсилаються рекомендованим листом з повідомленням про вручення копії судового рішення. У цей же термін на вимогу осіб, які брали участь у справі, видаються копії судових рішень апеляційного суду.

Звернення до виконання окремої ухвали апеляційного суду здійснюється за правилами, наведеними в пункті 7.5 Інструкції.

9.9. Після закінчення апеляційного провадження працівниками апарату суду заповнюються всі пункти і розділи обліково-статистичної картки, підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду копія судового рішення апеляційного суду, справа оформляється (підшиваються матеріали справи, нумеруються аркуші та робиться їх опис, який засвідчується відповідним працівником апарату суду) та в у семиденний строк направляється до суду першої інстанції, який її розглянув. Разом зі справою повертається картка обліку сум шкоди, завданої злочином, із заповненим розділом щодо апеляційної інстанції.

10. Фіксування судового процесу технічними засобами

10.1. Фіксування судового процесу за допомогою спеціальної апаратури чи інших технічних засобів здійснюється у випадках і порядку, передбачених процесуальним законодавством.

10.2. Порядок роботи з технічними засобами (фіксування судового засідання, повне або часткове відтворення технічного запису, повне або часткове роздрукування технічного запису, зберігання носіїв інформації тощо) регламентується Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 21.07.2005 N 84, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 08.08.2005 за N 868/11148.

11. Приймання й облік касаційних скарг і касаційних подань прокурора на судові рішення

11.1. Касаційні скарги та касаційні подання прокурора на рішення апеляційного суду, постановлені ним як судом першої інстанції (на вирок, який не набрав законної сили, постанову про застосування чи незастосування примусових заходів виховного чи медичного характеру, постанову про закриття кримінальної справи або про направлення справи на додаткове розслідування, досудове слідство, окрему ухвалу (постанову) чи іншу постанову суду в кримінальній справі), а також на вироки і постанови апеляційного суду, постановлені ним в апеляційному порядку в день надходження до суду реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та в журналі обліку касаційних скарг і касаційних подань прокурора (додаток 37). Про надходження касаційних скарг і касаційних подань прокурора робиться запис у відповідній обліково-статистичній картці. На першій сторінці касаційної скарги, касаційного подання прокурора проставляється штамп вхідної кореспонденції із зазначенням дати надходження документа в суд та реєстраційного номера документа.

11.1.1. Не пізніше наступного дня після надходження в суд касаційна скарга, касаційне подання прокурора передаються головуючому у справі, який перевіряє додержання особою, яка їх подала, вимог Кримінально-процесуального кодексу України щодо змісту касаційної скарги, касаційного подання прокурора.

11.1.2. Якщо особою, яка подала касаційну скаргу, касаційне подання прокурора, дотримано вимоги закону щодо змісту касаційної скарги, касаційного подання прокурора за вказівкою головуючого у справі особам, інтересів яких стосується касаційна скарга, касаційне подання, невідкладно надсилається повідомлення про надходження касаційної скарги, касаційного подання прокурора (додаток 38). Засудженому, який тримається під вартою, надсилається через адміністрацію слідчого ізолятора повідомлення про надходження касаційної скарги, касаційного подання прокурора та їх копії за формою, установленою в додатку 39, з роз'ясненням права протягом п'яти діб з часу вручення цих документів подати свої заперечення на касаційну скаргу, касаційне подання прокурора.

На дошці об'яв суду в порядку, визначеному головою суду, розміщується оголошення про надходження касаційної скарги, касаційного подання прокурора. В оголошенні зазначаються номер справи, прізвище та ініціали засудженого, від кого (статус учасника/учасників процесу, у необхідних випадках - прізвище та ініціали) надійшла касаційна скарга, касаційне подання. У разі надходження касаційної скарги, касаційного подання від інших учасників процесу після розміщення оголошення на дошці об'яв суду зміст оголошення може відповідно уточнюватися. Допускається розміщення в одному оголошенні інформації про надходження касаційної скарги, касаційного подання прокурора у кількох кримінальних справах.

11.1.3. Копія постанови про визнання касаційної скарги, касаційного подання прокурора такими, що не підлягають розгляду, не пізніше наступного робочого дня після її винесення надсилається особі, яка подала касаційну скаргу, касаційне подання, рекомендованим поштовим відправленням із зворотною розпискою про його одержання. У разі надходження скарги на постанову суду про визнання касаційної скарги, касаційного подання прокурора такими, що не підлягають розгляду, скарга реєструється в загальному порядку і за вказівкою головуючого разом із справою надсилається в суд касаційної інстанції, про що повідомляється особа, яка подала касаційну скаргу, касаційне подання.

11.1.4. Після закінчення строку, установленого для подання пояснень на касаційну скаргу, касаційне подання прокурора, касаційна скарга, касаційне подання прокурора разом з доданими до неї матеріалами, поясненнями осіб, які беруть участь у справі, та справою невідкладно надсилається в касаційний суд.

11.1.5. Касаційні скарги та касаційні подання прокурора на вироки та постанови районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, військових судів гарнізонів, ухвали апеляційного суду, постановлені щодо цих вироків і постанов, що надійшли до апеляційного суду, після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції повертаються особам, які їх подали, із супровідним листом. У супровідному листі дається роз'яснення порядку касаційного оскарження, унесення касаційного подання.

(пункт 11.1.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

11.2. Касаційні скарги, касаційні подання прокурора на судове рішення в цивільній чи адміністративній справі, що надійшли до апеляційного суду, після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції повертаються особам, які їх подали, із супровідним листом за підписом судді, який головував під час розгляду справи, чи голови суду. У супровідному листі дається роз'яснення порядку касаційного оскарження, унесення касаційного подання.

11.3. Про дату надіслання справи в касаційну інстанцію, повернення справи в суд і наслідки розгляду справи за касаційною скаргою чи поданням зазначається у відповідних обліково-статистичних картках.

12. Звернення до виконання судових рішень, винесених апеляційним судом як судом першої інстанції

12.1. Звернення до виконання судових рішень покладається на суд. Вироки, ухвали та постанови суду передаються на виконання після того, як вони набрали законної сили, крім випадків негайного їх виконання.

Усе листування щодо звернення до виконання вироків, ухвал і постанов покладається на апарат суду.

12.1.1. Після набрання вироком суду законної сили копія вироку, інші необхідні документи разом із супровідним листом, підписаним суддею та зареєстрованим в апараті суду, надсилаються за належністю відповідно до вимог Кримінально-процесуального кодексу України та в строки, установлені ним.

Якщо за справою декілька засуджених і щодо деяких із них подано касаційні скарги чи касаційні подання прокурора, вирок суду звертається до виконання стосовно всіх засуджених не пізніше ніж через три доби після повернення справи із суду касаційної інстанції.

12.1.2. У разі набрання законної сили вироком, за яким засуджено призовника, копія вироку в семиденний строк надсилається у військовий комісаріат за місцем проживання засудженого.

12.1.3. Стосовно особи, яка засуджена до позбавлення волі або арешту, та не перебуває під вартою, органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого надсилаються дві копії вироку, дві копії ухвали касаційного суду і розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили (додаток 40). Розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, підписується головуючим у суді першої інстанції та працівником апарату суду.

У разі звернення до виконання вироку щодо особи, засудженої до позбавлення волі або арешту, яка перебуває під вартою, дві копії вироку, дві копії ухвали касаційного суду і розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилаються адміністрації місця попереднього ув'язнення.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого.

Якщо за вироком суду необхідно взяти під варту засудженого, який не перебуває під вартою, справа передається до архіву суду після одержання від відповідного органу внутрішніх справ повідомлення про взяття засудженого під варту.

Якщо засуджений після винесення вироку переховується, справа передається в архів суду тільки після одержання повідомлення від органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого.

12.1.4. Якщо особу засуджено до покарання у виді тримання в дисциплінарному батальйоні, одна копія вироку, копія ухвали касаційного суду разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається командиру військової частини, де проходить службу засуджений військовослужбовець, друга - командиру дисциплінарного батальйону.

Після отримання судом повідомлення про місце відбування покарання засудженого військовослужбовця справа підлягає передачі в архів суду.

12.1.5. Звернення вироку до виконання в частині конфіскації майна засудженого полягає в направленні у відділ державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна таких документів: виконавчого листа встановленої форми (додаток 55), копії вироку, копії ухвали касаційного суду, протоколу накладення арешту на майно й опису майна або протоколу про відсутність майна, яке підлягає опису, або довідки суду про їх відсутність у кримінальній справі, а в разі потреби - й копії постанови про накладення арешту на майно.

(абзац перший пункту 12.1.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

У разі відсутності в справі відомостей щодо опису майна виконавчий лист надсилається для виконання за останнім місцем проживання засудженого.

Про надіслання виконавчого листа у відділ державної виконавчої служби сповіщається відповідна фінансова установа.

Справу можна передати в архів суду тільки після повернення в суд належним чином оформленого виконавчого листа з відміткою про виконання.

12.1.6. Якщо особу засуджено до покарання у виді службових обмежень для військовослужбовців, копія вироку, копія ухвали касаційного суду разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилається командиру військової частини, де проходить службу засуджений військовослужбовець.

Після отримання судом від командира військової частини повідомлення про прийняття вироку до виконання справа підлягає передачі в архів суду.

12.1.7. У разі засудження особи до виправних робіт копії вироку та ухвали касаційного суду надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем роботи засудженого - для виконання (дві копії вироку, дві копії ухвали касаційного суду разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку в кримінально-виконавчу інспекцію);

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого - для проведення індивідуально-профілактичної роботи.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого.

12.1.8. Щодо особи, засудженої до громадських робіт, копії вироку, копії ухвали касаційного суду надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем проживання засудженого - для виконання (дві копії вироку, дві копії ухвали касаційного суду разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції);

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого - для проведення індивідуально-профілактичної роботи.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого.

12.1.9. У разі призначення судом покарання (основного чи додаткового) у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю копії вироку та копії ухвали касаційного суду надсилаються:

а) до кримінально-виконавчої інспекції за місцем роботи - для виконання (дві копії вироку, дві копії ухвали касаційного суду разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, і підпискою засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції);

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого - для проведення індивідуально-профілактичної роботи.

Якщо покарання у виді позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю призначено як додаткове покарання до арешту, обмеження волі, тримання в дисциплінарному батальйоні або позбавлення волі на певний строк, виконання покарання покладається на адміністрацію арештного дому, кримінально-виконавчої установи, командування дисциплінарного батальйону, військової частини чи начальника гарнізону. Тому в ці органи разом з розпорядженням про виконання вироку, що набрав законної сили, надсилаються додаткова копія вироку та копія ухвали касаційного суду, яка після відбуття засудженим основного покарання або в разі умовно-дострокового звільнення чи заміни покарання більш м'яким надсилається в кримінально-виконавчу інспекцію за місцем проживання засудженого або військову частину за місцем служби засудженого.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення органу, що виконує покарання, про місце відбування покарання засудженого.

12.1.10. Після набрання вироком про позбавлення засудженого військового, спеціального звання, рангу, чину або кваліфікаційного класу законної сили його копія та копія ухвали касаційного суду надсилається органові чи посадовій особі, які присвоїли це звання, чин або кваліфікаційний клас.

Стосовно військовослужбовця запасу копія вироку надсилається до військового комісаріату за місцем його проживання.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення відповідного органу або посадової особи про виконання вироку. Таке повідомлення орган або посадова особа має надіслати в суд протягом місяця з дня отримання для виконання копії вироку.

12.1.11. Якщо особі призначено покарання (основне чи додаткове) у виді сплати штрафу, засудженому надсилається лист з роз'ясненням обов'язку сплатити штраф у місячний строк після набрання вироком законної сили, про що повідомити суд шляхом представлення документа про сплату штрафу. Якщо в установлений строк штраф не сплачено, протягом трьох діб з дня закінчення строку для добровільної сплати штрафу оформляється та надсилається до відділу державної виконавчої служби за місцезнаходженням майна засудженого виконавчий лист про примусове стягнення штрафу.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи квитанції про сплату штрафу або належним чином оформленого виконавчого листа з відміткою про виконання вироку.

12.1.12. У разі звільнення засудженого від відбування покарання з випробуванням суд надсилає кримінально-виконавчій інспекції за місцем проживання засудженого дві копії вироку, дві копії ухвали суду касаційної інстанції, розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, і підписку засудженого про явку до кримінально-виконавчої інспекції); щодо неповнолітнього - службі у справах дітей і відповідному органу внутрішніх справ, а щодо військовослужбовців - командирам військових частин, які здійснюють контроль за поведінкою таких засуджених.

(абзац перший пункту 12.1.12 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи копії постанови суду про звільнення засудженого від призначеного покарання у зв'язку з закінченням іспитового строку або копії судового рішення про скасування звільнення від відбування покарання з випробуванням і направлення засудженого для відбування покарання.

12.1.13. У разі звільнення від відбування покарання з випробуванням вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до семи років, суд надсилає кримінально-виконавчій інспекції за їх місцем проживання, яка здійснює контроль за поведінкою таких жінок, дві копії вироку, дві копії ухвали касаційного суду, розпорядження про виконання вироку, що набрав законної сили, і підписку засудженої про явку в кримінально-виконавчу інспекцію.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи копії постанови суду про звільнення засудженої від покарання у зв'язку із закінченням іспитового строку або копії судового рішення про направлення засудженої для відбування покарання, призначеного вироком суду.

12.1.14. Якщо до особи, яку засуджено до позбавлення чи обмеження волі, застосовано примусове лікування від хвороби, що становить небезпеку для здоров'я інших людей (туберкульоз, психічні, венеричні захворювання, СНІД, лепра, хронічний алкоголізм, наркоманія тощо), виконання вироку в цій частині здійснюється за місцем відбування покарання.

Якщо примусове лікування застосовано до особи, яку засуджено до інших видів покарання, копія вироку з роз'ясненням про обов'язок лікування вручається під розписку засудженому, а також надсилається (рекомендованим відправленням з повідомленням про вручення) до спеціального лікувального закладу та органу внутрішніх справ за місцем проживання засудженого.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи документів, що стверджують закінчення примусового лікування від хвороби, що становить небезпеку для здоров'я інших людей, або копії постанови про припинення примусового лікування.

12.1.15. Якщо за судовим рішенням до особи, яка перебуває під вартою, застосовано примусові заходи медичного характеру, копія ухвали, копія акта судово-психіатричної експертизи (завірена підписом судді та гербовою печаткою суду), особисті документи, що містяться при матеріалах справи, надсилаються органу за місцезнаходженням неосудного (обмежено осудного), а щодо особи, яка не перебуває під вартою, зазначені документи надсилаються головному лікарю установи, де перебуває хворий.

12.1.16. У разі застосування примусових заходів виховного характеру до неповнолітньої особи копії вироку з копіями ухвали касаційного суду надсилаються:

а) службі у справах дітей за місцем проживання неповнолітнього - для виконання;

(підпункт "а" пункту 12.1.16 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

б) органу внутрішніх справ за місцем проживання неповнолітнього - для проведення індивідуально-профілактичної роботи;

в) батькам неповнолітнього або особам, які їх замінюють;

г) педагогічному або трудовому колективу, окремим громадянам, якщо застосовано примусові заходи виховного характеру у виді передачі неповнолітнього їм під нагляд за їх згодою чи на їх прохання;

ґ) призначеному судом вихователю.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення служби у справах дітей, органу внутрішніх справ, педагогічного, трудового колективу, окремих громадян про отримання копії ухвали.

(абзац пункту 12.1.16 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

12.1.17. Якщо суд закриває кримінальну справу з передачею особи на поруки колективу підприємства, установи чи організації за їх клопотанням про це, прийнятим на загальних зборах, по одній копії постанови про закриття кримінальної справи надсилається відповідному колективу, а також органу внутрішніх справ за місцем проживання особи.

Матеріали щодо контролю за виконанням таких постанов (ухвал) перебувають протягом одного року в контрольному провадженні на кожну особу в апараті суду, також ведеться журнал обліку осіб, яких передано на поруки колективу підприємств, установ, організацій (додаток 41).

Справа підлягає здачі в архів суду після однорічного терміну дії поручительства колективу, якщо до матеріалів кримінальної справи долучено спостережне провадження з характеристиками на особу, яку звільнено від кримінальної відповідальності, або з відомостями про притягнення особи до кримінальної відповідальності у зв'язку з порушенням умов передачі на поруки.

12.1.18. Якщо провадження в кримінальній справі судом закрито (у зв'язку з відсутністю події чи складу злочину, унаслідок зміни обстановки, у зв'язку з дійовим каяттям, з примиренням обвинуваченого, підсудного з потерпілим, у зв'язку із закінченням строків давності тощо), копія постанови про закриття кримінальної справи протягом трьох діб після її винесення надсилається рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення прокуророві, особі, яка притягалася до відповідальності, особі, за заявою якої була порушена кримінальна справа, а також потерпілому та цивільному позивачеві.

Справа підлягає здачі в архів суду після приєднання до матеріалів справи копій супровідних листів, за якими надіслано копії судових рішень, і повернуті повідомлення про вручення цих документів з відповідними підписами осіб, які їх отримали.

12.1.19. У випадках, коли особа зобов'язана до відшкодування збитків, заподіяних злочином, виконавчі листи виписуються не пізніше трьох днів після набрання судовим рішенням законної сили або після повернення справи з касаційної інстанції.

Якщо відшкодування збитків покладено солідарно на декількох осіб, виконавчі листи виписуються за кількістю боржників з обов'язковим зазначенням у кожному виконавчому листі загальної суми, що підлягає стягненню, та всіх осіб, які зобов'язані відшкодувати збитки. Виконавчі листи нумеруються (N 1, N 2, N 3 і т. д.).

Виконавчі листи про відшкодування збитків на користь держави, державного бюджету, фізичних та юридичних осіб надсилаються судом безпосередньо до органу державної виконавчої служби за місцем проживання засудженого або місцезнаходженням його майна.

(пункт 12.1.19 доповнено новим абзацом третім згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35,
 у зв'язку з цим абзац третій вважати абзацом четвертим)

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повернутих виконавчих листів з відмітками про відшкодування шкоди (якщо стягнення проводилося на користь держави чи до державного бюджету) або інших матеріалів, що стверджують одержання/надіслання виконавчих листів стягувачам (якщо стягнення проводиться на користь фізичних чи юридичних осіб).

12.1.20. Судове рішення в частині стягнення судових витрат звертається до виконання з дотриманням порядку, зазначеного в підпункті 12.1.19 Інструкції.

12.1.21. Виконання окремої ухвали (постанови) в кримінальних справах полягає в надісланні (рекомендованим відправленням з розпискою про отримання) однієї її копії органу, посадовій чи іншій особі до відома чи для виконання.

До отримання повідомлення про виконання окремої ухвали (постанови) її копія перебуває на контролі у відповідній справі за номенклатурою справ суду. Якщо протягом місяця в суд не надійде від посадової особи повідомлення про результати вжиття заходів щодо усунення порушень закону, зазначених в окремій ухвалі (постанові), працівник апарату суду, який здійснює контроль за своєчасним виконанням судових рішень у кримінальних справах (секретар суду, секретар судового засідання), доповідає про це головуючому у справі для вжиття останнім відповідних заходів.

Справа підлягає здачі в архів суду після отримання та долучення до матеріалів справи повідомлення про результати вжиття необхідних заходів або копії відповідної постанови про розгляд суддею протоколу про вчинення посадовою особою адміністративного правопорушення (залишення окремої ухвали (постанови) без розгляду).

12.1.22. Якщо за судовим рішенням необхідно знищити речові докази, які зберігаються в суді, вони знищуються не пізніше трьох діб після набрання судовим рішенням законної сили. Знищення речових доказів проводиться комісією в складі не менше трьох осіб: судді - головуючого в суді першої інстанції, керівника апарату суду, секретаря судового засідання, секретаря суду чи іншого працівника апарату суду. Знищення оформляється актом, у якому зазначаються номер справи та дата судового рішення, дата, місце, спосіб знищення речових доказів (речового доказу), прізвища та посади членів комісії. Акт підписується всіма членами комісії, затверджується головою суду, чий підпис скріплюється гербовою печаткою суду та долучається до матеріалів справи. У журналі обліку речових доказів робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речових доказів; справа після проведення таких дій підлягає здачі в архів суду.

В окремих випадках, коли це викликано особливими властивостями речових доказів, вони передаються спеціальним органам інших відомств (органам внутрішніх справ, охорони здоров'я, представникам військових частин тощо). Разом з речовим доказом, який підлягає знищенню, надсилаються копія судового рішення та супровідний лист. Копія супровідного листа та отриманий після знищення акт про знищення підшивається до матеріалів справи. У журналі обліку речових доказів робиться запис про виконання судового рішення в частині знищення речового доказу; справа після проведення таких дій підлягає здачі в архів суду.

Якщо речові докази перебувають за межами суду, копія судового рішення або витяг з нього (з указівкою про знищення речових доказів) надсилається за місцезнаходженням речових доказів. До суду повинен надійти належним чином оформлений акт про знищення речових доказів, який долучається до матеріалів справи, а в журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис. Після проведення таких дій справа підлягає здачі в архів суду.

Про необхідність отримати речові докази суд повідомляє їх власника (якщо речові докази перебувають у суді). У разі особистої явки власника речового доказу обов'язково встановлюється його особа (на підставі паспорта чи іншого документа, який містить фотографію). У розписці про отримання речових доказів чітко зазначається, на підставі якого документа встановлено особу, а також указуються орган, що видав документ, місце та дата його видачі. Якщо речові докази отримує представник юридичної чи фізичної особи, крім указаних дій, необхідно вимагати пред'явлення відповідної довіреності, яка долучається до матеріалів справи разом з розпискою про отримання речових доказів.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про виконання судового рішення в повному обсязі.

Якщо за судовим рішенням необхідно повернути речові докази, що перебувають на зберіганні поза межами суду, копія судового рішення разом із супровідним листом надсилаються для виконання відповідному органу, установі, підприємству тощо, де перебувають на зберіганні речові докази. Про зазначену дію суд повідомляє власника речового доказу.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про повернення речового доказу власникові.

У разі прийняття судом рішення щодо конфіскації речового доказу виконавчий лист, копія вироку та копія документа, що засвідчує місце зберігання речового доказу, передається для виконання державній виконавчій службі за місцезнаходженням речового доказу.

Справа підлягає здачі в архів суду після отримання судом і долучення до матеріалів справи виконавчого листа з відміткою про конфіскацію речових доказів.

12.1.23. Після набрання вироком законної сили заповнюється та за підписом судді з проставленням гербової печатки суду повертається органу досудового слідства, який вів провадження чи досудове (попереднє) слідство, довідка про результати розгляду кримінальної справи встановленої форми, про що в копії повідомляється управління (відділ) інформаційних технологій органу внутрішніх справ.

12.1.24. Кримінальна справа вважається закінченою після звернення до виконання вироку, ухвали, постанови, у тому числі постанови про звільнення від покарання або пом'якшення покарання внаслідок акта амністії чи помилування та одержання повідомлення про виконання зазначених рішень.

У разі неодержання повідомлення про виконання вироку, ухвали чи постанови про це доповідається судді, який головував у справі.

12.2. Постанова судді про закриття кримінальної справи у зв'язку зі звільненням від кримінальної відповідальності, винесена у справі, що надійшла в суд без обвинувального висновку, звертається до виконання так:

якщо відмовлено у звільненні від кримінальної відповідальності, копія постанови про відмову у звільненні від кримінальної відповідальності надсилається прокуророві, особі, стосовно якої розглянуто справу, потерпілому. Органу, який проводив досудове слідство, остання повертається разом з оригіналом постанови про відмову у звільненні від кримінальної відповідальності; копія постанови про відмову у звільненні від кримінальної відповідальності підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду;

якщо кримінальну справу закрито та особу звільнено від кримінальної відповідальності, копія постанови про закриття кримінальної справи надсилається органу, який проводив досудове слідство (дізнання), прокуророві, особі, стосовно якої розглянуто справу, та потерпілому. Справи зазначеної категорії зберігаються в суді згідно з правилами цієї Інструкції та відповідно до вимог, установленими відповідними інструкціями з архівної справи.

12.3. Рішення (ухвали) про задоволення подань органів досудового слідства про ізоляцію неповнолітнього чи про поміщення його в приймальник-розподільник для дітей, про застосування заходів безпеки, про застосування, скасування і зміну запобіжного заходу, про продовження строку тримання під вартою, про проведення обшуку житла чи іншого володіння особи, про направлення обвинуваченого на стаціонарну експертизу, про усунення захисника від участі у справі тощо надсилаються органу, який вніс до суду подання. Постанова (ухвала) про застосування, скасування чи зміну запобіжного заходу негайно оголошується під розписку особі, стосовно якої вона винесена. Якщо копії постанови (ухвали) вручалися, до матеріалів справи приєднуються відповідні розписки про отримання судового рішення.

(абзац перший пункту 12.3 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Справа підлягає здачі в архів суду після приєднання до матеріалів справи належним чином оформлених документів про отримання органом, який вніс до суду подання, та особою, стосовно якої розглянуто подання, копій судових рішень.

12.4. Постанова судді за результатами розгляду скарги на дії та рішення прокурора, органів досудового слідства та органів дізнання (про відмову в застосуванні заходів безпеки або про їх скасування, про відмову в порушенні кримінальної справи, про закриття кримінальної справи, про порушення кримінальної справи тощо) звертається до виконання так:

якщо скаргу задоволено, копії постанови надсилаються особі, яка винесла постанову, що була оскаржена, прокуророві та особі, яка подала скаргу. Разом з копією постанови органу дізнання, органу слідства чи прокуророві повертаються для проведення додаткової перевірки, відновлення слідства або дізнання тощо матеріали, які були витребувані від них;

якщо скаргу залишено без змін, копії постанови надсилаються особі, яка винесла постанову, що була оскаржена, прокуророві та особі, яка подала скаргу.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи належним чином оформлених документів про отримання зазначеними в другому та третьому абзацах цього пункту особами копій постанови.

12.5. Постанова про умовно-дострокове звільнення від відбування покарання чи інше звільнення від покарання, скасування звільнення від покарання з випробуванням, про припинення адміністративного нагляду, застосування обмежень, зміну обсягу обмежень особам, яким установлено адміністративний нагляд, про припинення примусового лікування від алкоголізму, наркоманії чи інша постанова, що винесена судом у порядку виконання судового рішення в кримінальних справах, звертається до виконання шляхом надіслання копії постанови:

а) органу чи установі, які звернулися до суду з відповідним клопотанням, - для виконання;

б) суду, який постановив судове рішення, що виконується, - для долучення до справи;

в) особі, стосовно якої розглянуто клопотання, - для відома.

Справа підлягає здачі в архів суду після долучення до матеріалів справи повідомлення про отримання органом, установою постанови для виконання.

Постанова про заміну невідбутої частини покарання більш м'яким чи про заміну штрафу покаранням у виді громадських робіт, виправних робіт штрафом, обмеження чи позбавлення волі службовим обмеженням, позбавлення волі триманням у дисциплінарному батальйоні виконується за правилами, установленими для виконання відповідних видів покарань.

12.6. Усі виконавчі документи, видані судом, обліковуються в журналі обліку виконавчих документів, виданих судом (додаток 42).

13. Звернення до виконання судових рішень, винесених апеляційним судом як судом апеляційної інстанції

13.1. Після перевірки апеляційною інстанцією судового рішення в кримінальній справі остання передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу судової палати в кримінальних справах.

Працівниками апарату суду заповнюються відповідні обліково-статистичні картки та оформляються необхідні справи за номенклатурою справ суду. Після проведення таких дій справа не пізніше трьох діб після її розгляду або оголошення повного тексту надсилається для виконання ухвали апеляційного суду до суду першої інстанції.

Для виконання вироку чи постанови апеляційного суду, якщо вони не були оскаржені до суду касаційної інстанції, справа надсилається до суду першої інстанції не пізніше трьох діб після набрання вироком, постановою законної сили.

Якщо на підставі рішення апеляційного суду засуджений підлягає звільненню з-під варти, суд звільняє його з-під варти в залі судового засідання. У разі прийняття такого рішення за відсутності засудженого копія рішення надсилається протягом доби адміністрації місця попереднього ув'язнення для виконання. Адміністрація місця попереднього ув'язнення зобов'язана протягом доби з дня одержання копії рішення звільнити ув'язненого з-під варти і повідомити суд першої інстанції про його звільнення.

13.2. У разі надходження на вирок чи постанову суду апеляційної інстанції касаційної скарги, касаційного подання прокурора працівником апарату суду після заповнення відповідних обліково-статистичних карток і оформлення необхідних справ за номенклатурою суду виконуються дії, зазначені в розділі 11 Інструкції.

13.3. Після закінчення апеляційного провадження цивільна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу судової палати у цивільних справах.

Працівниками апарату суду виготовляються копії судового рішення та видаються особам, які брали участь у справі, на їхню вимогу не пізніше п'яти днів із дня проголошення рішення. Особам, які брали участь у справі, але не були присутні у судовому засіданні, копії судового рішення надсилаються протягом п'яти днів із дня проголошення рішення рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Після виконання дій, зазначених в абзаці другому цього пункту, та після заповнення відповідних обліково-статистичних карток і оформлення необхідних справ за номенклатурою суду, справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув для звернення судового рішення до виконання.

13.4. Після закінчення апеляційного провадження адміністративна справа передається суддею працівникам апарату суду, які забезпечують роботу відповідної судової палати.

Працівниками апарату суду заповнюються обліково-статистичні картки та оформляються необхідні справи за номенклатурою справ суду. Після проведення таких дій справа в семиденний строк надсилається до суду першої інстанції, який її розглянув, для звернення судового рішення до виконання.

14. Порядок видачі судових справ для ознайомлення і копій документів

14.1. Відповідно до норм чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомлюватися з матеріалами цивільних, кримінальних, адміністративних справ.

Цивільному відповідачеві і його представникові для ознайомлення видаються матеріали, що стосуються цивільного позову.

Зазначені особи мають право робити з матеріалів необхідні виписки.

14.2. Справи для ознайомлення видаються:

прокуророві (після пред'явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред'явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера, виданого відповідним адвокатським об'єднанням, або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об'єднання);

іншим учасникам кримінальних, адміністративних і цивільних справ (після пред'явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов'язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред'явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою фіксується вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

14.3. Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов'язана з розглядом справ, проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду після набрання судовими рішеннями законної сили.

Протягом строку, встановленого на касаційне оскарження, кримінальна справа ніким не може бути витребувана із суду, який виконує судове рішення, за винятком суду касаційної інстанції.

14.4. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 43), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один із яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

14.5. Судові справи надсилаються поштою (рекомендованими відправленнями з повідомленням про вручення) або розсильним (кур'єром) лише на письмову вимогу органу, якому законом надано право витребування справ і лише на підставі резолюції голови суду. Кримінальні справи про злочини, за які Кримінальним кодексом України передбачено покарання у виді довічного позбавлення волі, надсилаються фельд'єгерським зв'язком.

Категорично забороняється надсилати судові справи, провадження у яких не закінчено.

У разі надіслання справи за межі суду виготовляється копія судового рішення, яким закінчено розгляд справи, та зберігається в суді.

(пункт 14.5 доповнено абзацом третім згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

14.6. Окремі документи із судових справ (після набрання судовим рішенням законної сили), копії цих документів і письмові довідки у справах видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою. У разі видачі оригіналу документа у справі залишається належним чином завірена його копія.

14.7. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Копія вироку, який набрав законної сили, може бути видана близьким родичам засудженого на їх прохання з дозволу голови суду, його заступника або судді, який головував у справі.

Про видачу копій судових документів зазначається в журналі видачі копій судових документів (додаток 44).

За повторну видачу копій судових рішень уноситься плата, встановлена чинним законодавством.

14.8. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов повинні бути підписані суддею, чий підпис скріплюється гербовою печаткою. У копіях судових рішень обов'язково зазначається дата набрання ними законної сили, а в тих випадках, коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається (з додатковим проставленням підпису судді та його скріпленням гербовою печаткою суду).

Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом судді, чий підпис скріплюється гербовою печаткою суду, та працівника апарату суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.

До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов'язково додається (зшивається разом) копія ухвали касаційного суду, яким судове рішення змінено, та робиться в копії судового рішення відповідний запис. Якщо видається копія судового рішення, яке скасовано, про це обов'язково зазначається у цій копії та додається копія судового рішення, яким воно скасовано.

Видача копій судових рішень, що не відповідають зазначеним вимогам, забороняється.

14.9. Особа, яка одержала копію судового рішення, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

14.10. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якої не знає засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє.

14.11. Виїмка документів суду, у тому числі судових справ, проводиться у випадках, коли є точні дані (відомості, що можуть міститися в показаннях свідків, потерпілих, підозрюваних, обвинувачених, заявах громадян, результатах проведених оперативно-розшукових заходів), що судові справи і документи мають значення для кримінальної справи.

Виїмка проводиться виключно за вмотивованою постановою слідчого з дотриманням процедури, встановленої главою 16 Кримінально-процесуального кодексу України. У постанові слідчого про виїмку документів повинно бути зазначено, які саме документи підлягають вилученню, які дані є у слідчого стосовно їх місцезнаходження та яке вони мають значення для справи.

З метою дотримання прав учасників процесу виїмка справи чи документів з неї проводиться із залишенням у суді відповідного протоколу проведеної слідчої дії та належним чином оформлених копій вилучених документів. Виїмка судової справи чи документів зі справи проводиться із забезпеченням їх збереження та повернення до суду в установленому порядку.

Про виїмку судової справи чи документів із судової справи, провадження у якій не закінчено, голова суду невідкладно повідомляє Голову Верховного Суду України.

15. Приймання, облік і зберігання речових доказів та особистих документів у судових справах

15.1. Приймання, облік і зберігання речових доказів у справах, крім цієї Інструкції, провадяться відповідно до чинного законодавства.

15.2. Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру).

15.3. Для роботи з речовими доказами (приймання, зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.

15.4. Доступ до приміщення (сховища) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними.

У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища).

У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у журнал обліку речових доказів.

15.5. Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами.

Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності.

Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.

15.6. Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.

Якщо речові докази не направляються в суд, а зберігаються в органі досудового слідства чи в іншому органі (установі, підприємстві, організації) або у фізичної особи, у журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис про їх місцезнаходження. Такий запис робиться в день надходження кримінальної справи в суд.

15.7. У разі надходження речових доказів у кримінальних справах їх наявність перевіряється працівником апарату суду за довідкою про речові докази, складеною органом досудового слідства. Вони повинні бути запаковані, запечатані з описом уміщеного та номером справи, до якої долучаються.

Працівник апарату суду, приймаючи речові докази від органу досудового слідства, перевіряє цілісність (схоронність) упаковки і печаток на ній.

У разі порушення цілісності упаковки працівник апарату суду в присутності голови суду чи його заступника, а також особи, яка доставила речові докази, розпечатує упаковку та звіряє наявність речей, що містяться в ній, із записами про речові докази в довідці до обвинувального висновку (постанови про направлення справи до суду для застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру) та із записами в постанові про приєднання речових доказів до кримінальної справи.

Якщо наявність речових доказів відповідає записам у довідці до обвинувального висновку (постанови про направлення справи до суду для застосування примусових заходів медичного чи виховного характеру) та в постанові про приєднання до справи речових доказів, вони знову запаковуються та опечатуються. Про проведене розпечатування складається акт, який підписується особами, у присутності яких проводилося розпечатування, та долучається до справи.

У тих випадках, коли при розпечатуванні упаковки встановлена невідповідність фактичної наявності речових доказів записам у відповідних документах і постанові про долучення до справи речових доказів, а також коли записи на упаковці (опис умісту упаковки) не відповідають цим записам, справа не приймається до з'ясування посадовими особами зацікавлених органів причин невідповідності.

Про встановлену невідповідність складається акт, який підписується головою суду чи його заступником, працівником апарату суду, а також особою, яка здійснювала доставку речових доказів. Копія акта надсилається органу, що надіслав справу.

15.8. Суди не можуть приймати предмети та речі, у тому числі одяг обвинувачених, годинники та інші їх речі, що надійшли в суд разом зі справою, але не визнані в установленому порядку речовими доказами. Про повернення таких речей складається акт, який підписується головою суду чи його заступником, працівником апарату суду та особою, яка здійснила доставку речових доказів у суд. Копія акта надсилається органу, що надіслав справу.

15.9. При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер, який відповідає порядковому номеру в журналі обліку речових доказів. У цьому журналі вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені, прізвище, ім'я, по батькові обвинуваченого. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу.

У кінці кожного року в новий журнал обліку речових доказів перереєстровуються речові докази щодо справ, які залишилися нерозглянутими (за новими порядковими номерами та новими номерами справ згідно з обліково-статистичними картками). На бирках, що причеплені до речових доказів, зазначаються нові номери. Після перереєстрації таких речових доказів продовжується реєстрація речових доказів у справах, які надходять до суду.

15.10. Вилучені в арештованих паспорти, військові квитки, трудові книжки та інші особисті документи зберігаються в окремому опечатаному пакеті, до справи підшивається опис (реєстр) вилучених документів, який нумерується черговим номером аркуша справи.

У разі закриття справи або звільнення з-під варти власника вилучені речі повертаються йому під розписку.

У разі засудження до позбавлення волі військовий квиток і приписне свідоцтво призовника не пізніше семи днів після набрання вироком законної сили надсилаються у військовий комісаріат за місцем останньої реєстрації, а паспорт разом з розпорядженням суду про виконання вироку, що набрав законної сили, - у місце ув'язнення. До матеріалів справи підшивається копія супровідного листа, яким надіслано документи, та робиться відповідний запис на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі).

Усі інші документи, якщо вони не мають значення для справи, за згодою засудженого повертаються його родичам або зберігаються в справі до звільнення та витребування їх засудженим.

15.11. Додані до справи як речові докази дорогоцінні метали, вироби з дорогоцінних металів, лом дорогоцінних металів, дорогоцінне каміння, перли, монети з дорогоцінних металів, іноземна та національна валюта, платіжні документи в іноземній валюті, банківські платіжні документи в національній валюті, сертифікати до набрання вироком (ухвалою, постановою) законної сили зберігаються у відповідних фінансових установах органів досудового слідства або здаються ними на зберігання в установи Національного банку України. Приймати зазначені цінності на зберігання в суді категорично заборонено.

15.12. Наркотичні засоби, вогнепальна та холодна зброя, що є речовими доказами, зберігаються в камері схову речових доказів органів слідства і судом на зберігання не приймаються.

15.13. У разі передання справи та речових доказів до іншого суду (для розгляду справи) або повернення в прокуратуру про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів.

15.14. Після винесення судового рішення в журналі обліку речових доказів зазначаються його дата та прийняте судом рішення щодо речових доказів.

Звернення до виконання судового рішення в частині речових доказів проводиться за правилами, зазначеними в розділі 12 Інструкції.

15.15. Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.

15.16. До матеріалів справи долучаються акти про знищення речових доказів, розписки осіб, яким повернуто речові докази, виконавчі листи з відмітками про повне виконання судового рішення.

Акти про знищення речових доказів, долучені до матеріалів судових справ, мають обов'язково затверджуватися керівником органу (установи, підприємства, організації), що проводив знищення, з відбитком гербової печатки органу (установи, підприємства, організації). Якщо акт, який надійшов до суду, не відповідає цим вимогам, він повертається для належного оформлення.

15.17. Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено.

Також категорично забороняється працівникам апарату суду реалізація і придбання речових доказів, предметів конфіскації та участь у прилюдних торгах конфіскованого майна.

15.18. Справа не може бути передана в архів суду без відповіді про виконання рішення суду в частині речових доказів. До отримання вказаної відповіді справа не здається в архів суду, а перебуває на контролі.

15.19. Голова суду (або за його дорученням суддя) зобов'язаний не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів стосовно їх приймання, передання, про що складається відповідний акт. Зі змістом акта після його складення ознайомлюють працівника апарату суду, який відповідає за роботу з речовими доказами, та інших працівників суду.

Акт зберігається у відповідній справі за номенклатурою справ суду.

15.20. При увільненні працівника апарату суду від виконання обов'язків щодо роботи з речовими доказами голова суду утворює спеціальну комісію для перевірки відповідності фактичної наявності речових доказів, переданих на зберігання вказаній особі, записам у журналі обліку речових доказів. Результати перевірки відображаються в акті приймання-передавання речових доказів іншому працівникові апарату суду, на кого такі обов'язки покладено відповідним наказом голови суду, або керівнику апарату суду.

16. Особисте приймання громадян. Реєстрація та облік звернень громадян

16.1. З метою створення оптимальних умов для реалізації громадянами своїх законних прав та інтересів і виключення при цьому передумов для незаконного впливу на суддів особисте приймання громадян в апеляційному суді здійснюється відповідною службою, до якої входять керівник апарату суду та інші працівники суду (представники кожної з палат). Персональний склад цієї служби затверджується наказом голови суду.

Особисте приймання громадян з питань роботи суду також здійснюється головою суду та його заступниками.

16.2. Особами, які проводять особисте приймання громадян, ведеться журнал обліку особистого приймання громадян (додаток 45).

16.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги громадян, що не підлягають розгляду відповідно до кримінального, адміністративного, цивільного судочинства і розглядаються в порядку, визначеному Законом України "Про звернення громадян", реєструються в журналі реєстрації вхідної кореспонденції з дотриманням правил, визначених пунктами 2.1, 2.2 та 2.6 Інструкції.

16.4. Після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, журналі обліку особистого приймання громадян діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 (із змінами). Нерозглянуті звернення перереєстровуються на наступний рік за правилами перереєстрації справ і матеріалів.

16.5. У такому порядку не проводиться реєстрація звернень громадян, адресованих членам Ради суддів України, відповідній раді суддів, кваліфікаційній комісії суддів загальних судів апеляційного округу. Діловодство за такими зверненнями громадян ведеться з використанням відповідних бланків цих органів окремо від діловодства апеляційного суду.

16.6. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає голова суду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

16.7. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, мають систематично, але не менше одного разу на півріччя узагальнюватися й аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення конституційних прав і законних інтересів громадян, удосконалення роботи суду. Під час аналізу звернень особливу увагу слід звертати на усунення причин, які викликають повторні і колективні скарги, а також змушують громадян звертатися до інших органів державної влади, засобів масової інформації.

16.8. За результатами узагальнення, аналізу складається аналітична довідка, у якій можуть відображатися такі відомості:

статистичні дані за звітний період щодо кількості звернень громадян, які надійшли поштою та були подані на особистому прийманні, у порівнянні з показниками за аналогічний попередній період;

дані щодо змісту основних питань, які порушують громадяни; характерні приклади звернень;

кількісні дані щодо структури звернень за їх видами (пропозиції, зауваження), заяви (клопотання, скарги);

дані аналізу звернень за місцем проживання заявників, порівняння з даними попередніх аналогічних періодів, оцінка та пояснення причин їх збільшення або зменшення;

кількість і питома вага звернень громадян за суб'єктами звернення, основні питання, які ними порушуються у зверненнях; дотримання порядку їх розгляду та вирішення порушених у них питань з наведенням характерних прикладів;

ужиті заходи щодо забезпечення кваліфікованого, неупередженого, об'єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян, оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог заявників, реального поновлення порушених конституційних прав і запобігання надалі таким порушенням;

дані про здійснене особисте приймання громадян керівництвом суду та працівниками апарату суду, про графіки особистого приймання громадян, дотримання цих графіків; дані про наявність приміщень для особистого приймання громадян, їх належного обладнання та утримання;

відомості про здійснені перевірки стану роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

виявлені факти порушень Законів України "Про звернення громадян", "Про статус народного депутата України", невирішення порушених у зверненні обґрунтованих питань, що призвело до звернення (у тому числі повторного). Конкретні приклади притягнення порушників до встановленої законом відповідальності, заходи, ужиті для посилення персональної відповідальності осіб, які здійснюють розгляд звернень громадян;

ужиті заходи до поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян та їх особистого приймання;

пропозиції на наступний звітний період щодо поліпшення та вдосконалення роботи зі зверненнями громадян, їх особистого приймання.

16.9. Під час здійснення контролю необхідно звертати увагу на строки і повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей авторам. У ході перевірок потрібно всебічно вивчати організацію роботи зі зверненнями громадян і з питань їх особистого приймання, викривати недоліки і надавати практичну допомогу в їх усуненні.

Результати перевірок відображаються в актах або довідках. Робити висновки про стан цієї роботи, виходячи лише із статистичних показників, не можна.

16.10. Звіт про стан розгляду звернень громадян доцільно розглядати на засіданнях президії апеляційного суду.

17. Основні вимоги до складання та оформлення службових документів. Відправлення кореспонденції

17.1. Діяльність суду забезпечується системою процесуальних документів, наказів і розпоряджень голови суду, що складають його документообіг.

17.2. Судові документи оформлюються відповідно до вимог Цивільного процесуального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу про адміністративні правопорушення України, інших законодавчих і нормативно-правових актів, а також цієї Інструкції.

17.3. Під час підготовки та оформлення документів необхідно дотримуватись правил, що забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання і пошук, можливість обробки за допомогою комп'ютерної та електронної техніки, використання документів як одного з джерел інформації.

Документи повинні складатися стисло, ясно і не мати помарок, їх зміст повинен бути повним, об'єктивним і виключати приводи до повторного листування.

17.4. Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових реквізитів: найменування (або бланк із зазначенням назви) установи чи організації (автора), її адреси, посади особи, яка підписала документ, дати, підпису та в необхідних випадках відбитка печатки, реєстраційного номера. Зразок бланка суду наведено в додатку 46.

У процесі підготовки та оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

17.5. Документи можуть оформлятися на бланках з порядком розташування реквізитів, установлених Національним стандартом України.

Бланки документів виготовляються на папері форматів А4 і А5.

17.6. Найменування суду вказується в документі відповідно до Указів Президента України від 20.08.2001 N 641 "Про Мережу та кількісний склад суддів місцевих судів" (із змінами), від 30.08.2001 N 769 "Про утворення військових апеляційних та військових місцевих судів і затвердження їх мережі" (із змінами), від 20.08.2001 N 642 "Про Мережу та кількісний склад суддів апеляційних судів" (із змінами).

17.7. Назва документа повинна відповідати змісту процесуальної чи управлінської дії (наказ суду, розпорядження голови суду тощо), що документується.

17.8. Документи можуть бути адресовані як підприємствам, установам, організаціям, їх структурним підрозділам, так і посадовим особам, а також громадянам.

17.9. При адресуванні документа організації або її структурному підрозділу їх найменування зазначаються у називному відмінку, а посада і прізвище посадової особи - у давальному. Наприклад:

17.10. При адресуванні документа керівникові організації її найменування включається до складу найменування посади адресата. Наприклад:

17.11. При адресуванні документа декільком посадовим особам їхні посади зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.12. При адресуванні документа декільком однорідним установам, організаціям їх найменування зазначаються узагальнено. Наприклад:

17.13. Повна поштова адреса, якщо документ надсилається одному кореспондентові, указується відповідно до загальних поштових правил. Наприклад:

17.14. Вихідний номер кореспонденції, що підлягає відправленню, проставляється з додержанням таких правил:

у листуванні щодо справ, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, а також звернень, вихідний номер повинен збігатися з номером, за яким ці справи зареєстровано в апеляційному суді;

у листуванні щодо іншої кореспонденції вихідний номер має відповідати номеру, за яким документи зареєстровано в журналі реєстрації вхідної кореспонденції.

Посилання на вхідний номер та дату документа, на який надсилається відповідь, складається з постійної частини

є обов'язковим реквізитом для листів суду, складається і розміщується під вихідними датою та номером документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

17.15. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа при його реєстрації та подальшому опрацюванні.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

17.16. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то під основним текстом листа зазначається про це. Наприклад:

17.17. Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного. За наявності в додатку декількох документів вони вказуються під порядковими номерами. Наприклад:

17.18. На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті зазначаються назва документа, його дата і номер. Наприклад:

17.19. Резолюція як окремий вид документа повинна містити такі реквізити: прізвище виконавця (виконавців), зміст, термін виконання, підпис автора резолюції, дату.

На документах, які не вимагають додаткових указівок і мають типові терміни виконання, у резолюції вказуються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

17.20. До передачі документа на підпис виконавець повинен відредагувати його зміст, оформити текст згідно з вимогами Інструкції.

17.21. Кожний примірник документа, що розсилається не на бланку суду, повинен містити кутовий штамп суду.

17.22. Ініціативні листи суду, що надсилаються простою кореспонденцією, реєструються в журналі реєстрації вихідної кореспонденції (додаток 47). Для відправлення рекомендованих листів складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції (додаток 48). Відповідний реєстр складається у двох примірниках, підписується відповідним працівником апарату суду, який проставляє на них штамп суду. Один примірник реєстру здається на пошту, інший - підшивається до справи згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

(пункт 17.22 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

17.23. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по змозі без прийменників, сполучників, займенників і розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

Текст телеграми друкується з одного боку аркуша через два інтервали, без абзаців, переносів і виправлень. Телеграми, що надсилаються учасникам судового процесу, підписуються суддею, в інших випадках - головою суду; підпис судді чи голови суду скріплюється гербовою печаткою.

У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Термінова" тощо.

У телеграмі під рискою друкується зворотна адреса (без скорочення, з розділовими знаками): найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

Телеграма виготовляється в трьох примірниках. Перший примірник телеграми здається у відділення зв'язку для надсилання адресату, другий - з відміткою відділення зв'язку про прийняття телеграми повертається виконавцеві для долучення до справи, третій - передається до фінансового підрозділу.

17.24. Кореспонденція, що надсилається з розсильним (кур'єром), записується в розносну книгу для місцевої кореспонденції (додаток 49) і передається за призначенням під підпис у цій книзі.

17.25. Судові справи надсилаються за призначенням з розсильним (кур'єром) або рекомендованими бандеролями чи фельд'єгерським зв'язком, а копії судових рішень, виконавчі документи та інші документи стосовно виконання судових рішень - рекомендованими листами з повідомленнями про вручення.

18. Підготовка розпорядчих документів

18.1. Проекти наказів суду та розпоряджень голови суду розробляє за дорученням голови суду керівник апарату суду чи інший працівник апарату суду. Накази суду та розпорядження голови суду підписує голова суду.

18.1.1. Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативно-правовий акт чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині обов'язково зазначаються його назва, дата, номер, заголовок, викладається зміст тієї частини документа, що безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "Наказую". У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це обов'язково зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини, у разі потреби, указується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

18.1.2. Реєстрація наказів здійснюється в журналі реєстрації наказів, де вказуються дата реєстрації, порядковий номер наказу та короткий зміст. Накази голови суду формуються в справи за категоріями залежно від терміну їх зберігання та питань, які вони регулюють. Сформовані з наказів справи заносяться до номенклатури справ суду. До передачі в архів суду накази зберігаються в керівника апарату суду.

Накази нумеруються в межах календарного року за порядком їх підписання головою суду та реєстрації в журналі реєстрації наказів.

18.1.3. Розпорядження оформлюються в такому самому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную", "Вимагаю", "Зобов'язую". Реєстрація розпоряджень також здійснюється за правилами, установленими для наказів.

18.2. Протокол засідання (наради) - це документ, у якому фіксується хід обговорення питань і прийняття рішень на нараді працівників апарату суду.

18.2.1. Текст протоколу засідання (наради, зборів) складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу засідання (наради, зборів) містить такі реквізити: "Головуючий", "Секретар", "Присутні", "Порядок денний".

Основна частина протоколу засідання (наради, зборів) складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Зміст кожного розділу викладається за схемою: "Слухали", "Виступили", "Постановили" ("Ухвалили"). Основний зміст доповідей і виступів викладається у протоколі або додається до нього.

Рішення може бути виготовлено окремо й у цьому разі додається до протоколу.

Протокол підписується головуючим на засіданні (нараді, зборах) та секретарем.

18.2.2. Протоколи засідань (нарад, зборів) нумеруються за порядком складання в межах календарного року. Протокол спільного засідання (нарад, зборів) працівників суду та інших організацій має складний номер, який включає номери протоколів засідань (нарад, зборів) організацій, що взяли участь у роботі загального засідання (нарад, зборів).

Матеріали нарад, зборів чи засідань апарату суду формуються в окремі справи відповідно до номенклатури справ суду.

19. Бібліотека суду

19.1. Робота бібліотеки суду проводиться на підставі Положення про бібліотеку суду, яке затверджується Головою Верховного Суду України.

19.2. На працівника бібліотеки суду також покладається обов'язок щодо ведення кодифікаційно-довідкової роботи.

20. Облік і зберігання печаток, штампів і бланків суду

20.1. Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток і штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.

20.2. Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку печаток і штампів суду (додаток 50), бланків - у журналі обліку бланків суду (додаток 51) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у цьому журналі.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.

20.3. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.

20.4. Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та осіб, відповідальних за діловодство суду.

Особи, які персонально відповідають за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом голови суду. Передача печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них), здійснюється відповідно до наказу голови суду з проставлянням відтиску печатки чи штампу, що передається, у відповідному журналі.

20.5. Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством, тощо).

(пункт 20.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

20.6. Знищення бланків здійснюється за актом на підставі наказу голови суду з відповідною відміткою про це в журналах обліку.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів внутрішніх справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням суду.

20.7. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік. Про проведення перевірки робляться відмітки в журналах обліку після останнього запису, який був зроблений на час проведення перевірки.

У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови суду.

У разі втрати печаток і штампів голова суду повинен негайно повідомити про це органи внутрішніх справ і вжити заходів для їх розшуку.

21. Складання номенклатури справ суду

21.1. Номенклатура справ апеляційного суду (додаток 52) призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ апеляційного суду (далі - Номенклатура справ суду) складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (зразки заголовків номенклатури справ суду наведено в додатку 53).

Усі журнали суду також вносяться до номенклатури справ суду.

21.2. Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

Зведена номенклатура справ суду складається з окремих розділів номенклатури справ структурних підрозділів апарату суду, розглядається експертною комісією (ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається працівникам апарату суду для використання в роботі.

21.3. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, уключеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 06.01.2006 N 2, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за N 51/11925 (далі - Перелік), у разі внесення до номенклатури справ заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

Погоджена з ЕПК номенклатура справ затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

22. Передача справ в архів суду

22.1. У судах відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення - на працівника апарату суду, призначеного наказом голови суду відповідальним за ведення архіву суду (далі - архіваріус).

22.2. Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентуються чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 N 277, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за N 696/8017 (далі - Інструкція про порядок передання до архіву суду).

22.3. Належна організація архівної справи полягає в підготовці справ і формуванні їх згідно з номенклатурою справ суду.

22.4. Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві має бути створено відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими. Також в архіві суду мають бути охоронні та протипожежні засоби, стелажі, шафи, система обліку архівних документів.

22.5. Судові справи, провадження у яких закінчено, та документи суду передаються в архів суду згідно із заповненим працівником апарату суду описом справ, переданих до архіву суду (додаток 54), та відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду.

В архіві суду судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками в порядку зростання архівних номерів. Кримінальні й справи цивільного судочинства залежно від об'єму вміщуються в картонажі або систематизуються у в'язки (10 - 50 справ в одній в'язці). На кожну в'язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший та останній номери справ, які містяться у в'язці, та відповідний рік.

(абзац другий пункту 22.5 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

22.6. Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника. Категорично забороняється видача справ, у яких не складено внутрішній опис.

Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до суду. Про повернення справи до суду робляться відмітки у відповідних обліково-статистичних картках і журналі.

22.7. Справи, що повертаються в архів суду, перевіряються архіваріусом у присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження комісією у складі керівника апарату суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один із яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий - залишається в архіві суду.

22.8. Передача судових справ і справ за номенклатурою суду на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

ЖУРНАЛ
РЕЄСТРАЦІЇ ВХІДНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

Дата надходження документа зазначається через усю сторінку поперек граф журналу

(додаток 1 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

АКТ

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВ

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК СПРАВ КРИМІНАЛЬНОГО СУДОЧИНСТВА ЗА АПЕЛЯЦІЯМИ

(додаток 4 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА КРИМІНАЛЬНУ СПРАВУ, СКАРГУ ПРИВАТНОГО ОБВИНУВАЧЕННЯ

заводиться в день надходження справи, скарги приватного обвинувачення

2                                                           Зворотний бік картки    

(додаток 5 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА СПРАВУ ЩОДО НЕПОВНОЛІТНЬОГО, ДО ЯКОГО ЗАСТОСОВУЮТЬСЯ ПРИМУСОВІ ЗАХОДИ ВИХОВНОГО ХАРАКТЕРУ

Зворотний бік картки

(додаток 6 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА СПРАВУ ЩОДО ЗВІЛЬНЕННЯ ОСОБИ ВІД КРИМІНАЛЬНОЇ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ

1. Справа N 1-п ___________ /____ р. 

2. Перереєстровано за N 1-п__________/____ р. 

Зворотний бік картки

(додаток 7 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА СПРАВУ ЗА ПОДАННЯМ ОРГАНУ ДІЗНАННЯ, СЛІДЧОГО, ПРОКУРОРА АБО СКАРГОЮ НА ЇХ ДІЇ

1. Справа N ___________/____ р. 

2. Перереєстровано за N __________/____ р.

Зворотний бік картки

(додаток 8 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА СПРАВУ В ПОРЯДКУ ВИКОНАННЯ СУДОВИХ РІШЕНЬ У КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВАХ

1. Справа N ___________/____ р. 

2. Перереєстровано за N ___________/____ р.

(додаток 9 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК СПРАВ У ПОРЯДКУ ВИКОНАННЯ СУДОВИХ РІШЕНЬ У КРИМІНАЛЬНИХ СПРАВАХ

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА СПРАВУ КРИМІНАЛЬНОГО СУДОЧИНСТВА ЗА АПЕЛЯЦІЄЮ

заводиться в день надходження справи до суду

Зворотній бік картки

(додаток 11 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА АПЕЛЯЦІЮ, ПОДАНУ НА УХВАЛУ (ПОСТАНОВУ) СУДДІ, ПОСТАНОВЛЕНУ ЗА ПОДАННЯМ ОРГАНУ ДІЗНАННЯ, СЛІДЧОГО, ПРОКУРОРА АБО ЗА СКАРГОЮ НА ЇХ ДІЇ

Зворотній бік картки

(додаток 12 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА КРИМІНАЛЬНУ СПРАВУ В ПОРЯДКУ ВИКЛЮЧНОГО ПРОВАДЖЕННЯ ЗА НОВОВИЯВЛЕНИМИ ОБСТАВИНАМИ

заводиться в день надходження справи до суду

Лицьовий бік картки

Зворотний бік картки 

(додаток 13 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК ЦИВІЛЬНИХ СПРАВ

Додаток 14 виключено 
(згідно з наказом Державної судової адміністрації України
 від 11 травня 2007 року N 35)

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК ЦИВІЛЬНИХ СПРАВ ЗА АПЕЛЯЦІЙНИМИ СКАРГАМИ

(додаток 15 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

ЖУРНАЛ ОБЛІКУ ПОДАНЬ, ЗАЯВ І КЛОПОТАНЬ У ПОРЯДКУ ВИКОНАННЯ СУДОВИХ РІШЕНЬ У ЦИВІЛЬНИХ СПРАВАХ

Додаток 16 виключено 
(згідно з наказом Державної судової адміністрації України
 від 11 травня 2007 року N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА ЗАЯВУ ПРО ПЕРЕГЛЯД РІШЕННЯ (УХВАЛИ) В ЦИВІЛЬНИХ СПРАВАХ ЗА НОВОВИЯВЛЕНИМИ ОБСТАВИНАМИ

заводиться в день надходження заяви до суду

Зворотний бік

(додаток 17 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

ЖУРНАЛ
РЕЄСТРАЦІЇ КОПІЙ АПЕЛЯЦІЙНИХ СКАРГ У ЦИВІЛЬНИХ СПРАВАХ

Додаток 18 виключено 
(згідно з наказом Державної судової адміністрації України
 від 11 травня 2007 року N 35)

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА ЦИВІЛЬНУ СПРАВУ ЗА АПЕЛЯЦІЙНОЮ СКАРГОЮ

заводиться в день надходження справи

Лицьовий бік картки

Зворотний бік картки 

(додаток 19 у редакції наказу Державної
 судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК АДМІНІСТРАТИВНИХ СПРАВ

Додаток 20 виключено 
(згідно з наказом Державної судової адміністрації України
 від 11 травня 2007 року N 35)

АЛФАВІТНИЙ ПОКАЖЧИК АДМІНІСТРАТИВНИХ СПРАВ ЗА АПЕЛЯЦІЙНИМИ СКАРГАМИ

ЖУРНАЛ
ОБЛІКУ ПОДАНЬ, ЗАЯВ І КЛОПОТАНЬ ДЕРЖАВНИХ ВИКОНАВЦІВ, СТОРІН ВИКОНАВЧОГО ПРОВАДЖЕННЯ У ПОРЯДКУ ВИКОНАННЯ СУДОВИХ РІШЕНЬ В АДМІНІСТРАТИВНИХ СПРАВАХ

Додаток 22 виключено 
(згідно з наказом Державної судової адміністрації України
 від 11 травня 2007 року N 35)

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА ЗАЯВУ ПРО ПЕРЕГЛЯД ПОСТАНОВИ (УХВАЛИ) В АДМІНІСТРАТИВНИХ СПРАВАХ ЗА НОВОВИЯВЛЕНИМИ ОБСТАВИНАМИ

заводиться в день надходження заяви до суду

2                                                                  Зворотний бік 

(додаток 23 із змінами, внесеними згідно з наказом
 Державної судової адміністрації України від 11.05.2007 р. N 35)

ЖУРНАЛ
РЕЄСТРАЦІЇ КОПІЙ АПЕЛЯЦІЙНИХ СКАРГ В АДМІНІСТРАТИВНИХ СПРАВАХ

Дата надходження копії апеляційної скарги зазначається через усю сторінку поперек граф журналу

Лицьовий бік картки

ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНА КАРТКА НА АДМІНІСТРАТИВНУ СПРАВУ ЗА АПЕЛЯЦІЙНОЮ СКАРГОЮ

заводиться в день надходження справи з апеляційною скаргою